De rol van uw onderneming in de goederenstroom
Beschrijf wie de goederen koopt, wie ze verkoopt en welke partij bij invoer of uitvoer optreedt. Een expediteur kan de praktische afhandeling verzorgen, maar uw onderneming behoudt mogelijk een eigen rol en verantwoordelijkheid. Laat de gekozen vertegenwoordiging aansluiten op de contracten en de werkelijke handelsstroom. Alleen de naam van de vervoerder noemen geeft onvoldoende inzicht.
Bij een groep van bedrijven vraagt de entiteit extra aandacht. Een Nederlandse dochter en een buitenlandse moeder zijn afzonderlijke partijen. Gebruik niet zonder beoordeling een nummer dat toevallig binnen de groep beschikbaar is. De identificatie in de aangifte moet passen bij de juiste onderneming. Controleer daarom ook welke partij op de handelsfactuur en vervoersdocumenten staat.
Bestaande registratie vóór een nieuwe aanvraag controleren
Onderzoek of eerdere douanetransacties al tot registratie hebben geleid. Bekijk oude aangiften en correspondentie en controleer de gegevens via officiële kanalen. Een nieuwe handelsnaam betekent niet vanzelf dat een nieuwe juridische marktdeelnemer is ontstaan. Een wijziging van rechtsvorm kan juist wel andere gevolgen hebben dan een gewone naamswijziging.
De juiste aanvraagroute hangt onder meer af van de vestigingsplaats. Gebruik de actuele aanwijzingen van Douane en de Europese douane-informatie. Laat officiële naam, adres en bedrijfsregistratie overal op elkaar aansluiten. Een afwijkende schrijfwijze kan aanvullende vragen veroorzaken terwijl de zending al op verwerking wacht. Bij twijfel wordt eerst de identiteit van de aanvrager verduidelijkt.
Dossier voor een eerste invoerzending
| Onderdeel | Benodigde informatie | Afstemming met de vertegenwoordiger |
|---|---|---|
| Importerende partij | De juridische onderneming die de invoerrol vervult. | Bevestig op naam van wie de aangifte wordt gedaan en welke vertegenwoordiging wordt gebruikt. |
| EORI-identificatie | Bestaand nummer of de voortgang van een correcte aanvraag. | Controleer of het nummer bij de bedoelde partij hoort en bruikbaar is. |
| Productgegevens | Omschrijving, herkomst, waarde en handelsdocumenten. | Vraag welke aanvullende gegevens voor de betreffende goederen nodig zijn. |
| Afrekening | Verwachte heffingen, btw en kosten van dienstverlening. | Spreek af wie betaalt en welke bewijsstukken de administratie ontvangt. |
Een identificatienummer vervangt geen productdossier
Een fictieve handelaar bestelt elektrische apparatuur buiten de EU. Hij heeft zijn EORI-aanvraag afgerond en verwacht dat daarmee alles voor de invoer is geregeld. De logistieke dienstverlener vraagt echter naar een nauwkeurige productomschrijving, goederengegevens en de verantwoordelijkheden rond het op de markt brengen van de apparatuur. Die informatie is nog niet beschikbaar.
De handelaar stelt vervolgens een afzonderlijk productdossier samen. Hij laat onderzoeken welke douane- en producteisen werkelijk gelden en stemt de verzending daarop af. Het EORI-nummer blijft een noodzakelijke identificatie in het proces, maar geeft geen antwoord op de inhoudelijke toelating van de goederen. Dit voorbeeld onderstreept waarom de aanvraag onderdeel is van een bredere voorbereiding.
Er wordt tevens afgesproken wie ontbrekende informatie bij de leverancier opvraagt. Zonder die taakverdeling kan de expediteur blijven wachten terwijl niemand de technische documenten verzamelt. Een overzicht van eigenaar, document en uiterste controledatum maakt de eerste zending beter bestuurbaar en helpt onnodige opslagkosten voorkomen.
Invoer-btw en vergunningen afzonderlijk behandelen
Een EORI-registratie geeft niet automatisch recht op een bijzondere regeling voor invoer-btw. Een vergunning of fiscale faciliteit kent eigen voorwaarden. Laat de relevante mogelijkheden beoordelen voordat u de kasbehoefte van een import berekent. Ook de aftrek van betaalde invoer-btw moet bij de juiste ondernemer en bewijsstukken aansluiten.
Bewaar handelsfactuur, vervoersdocument, douaneaangifte en afrekening in een samenhangend dossier. De factuur van een logistieke dienstverlener kan verschillende kosten en heffingen bevatten. Boek die niet zonder onderzoek als één algemene transportpost. Vraag een uitsplitsing wanneer niet duidelijk is welk bedrag waarvoor wordt betaald en welk bewijs daarbij hoort.
Veranderingen na de aanvraag volgen
Een adreswijziging, overname of nieuwe rechtsvorm kan aanleiding zijn om de douanegegevens opnieuw te controleren. Informeer vaste vertegenwoordigers wanneer hun bestanden moeten worden aangepast. Zij horen geen nieuwe aangiften te blijven voorbereiden op basis van achterhaalde entiteitsgegevens. Bewaar daarom een overzicht van de partijen die uw identificatie gebruiken.
Voor begeleiding zijn bedrijfsregistratie, vestigingsland, eventuele bestaande nummers en de geplande goederenstroom nodig. Yudey kan het aanvraag- en afstemmingsdossier helpen voorbereiden; Douane beslist over haar eigen procedures. Wie naast identificatie ook de financiering van import onderzoekt, kan de gids over invoer-btw en artikel 23 gebruiken voor de afzonderlijke fiscale vragen.
Bronnen bij dit onderwerp
- Douane — EORI-nummer aanvragenGeraadpleegd op 2026-09-12
- Douane — Toekenning en gebruik van EORIGeraadpleegd op 2026-09-12