Invoer-btw en artikel 23: betaling aan de grens of via de aangifte

Wie voert de goederen daadwerkelijk in?

Controleer de afspraken met leverancier, vervoerder en douanevertegenwoordiger. De onderneming die goederen koopt is niet in iedere keten automatisch de partij op wiens naam zij worden ingevoerd. Leg vast wie als importeur optreedt en welke identificatie wordt gebruikt. Een factuur van een expediteur moet aansluiten op de bijbehorende invoeraangifte en de werkelijke goederenstroom.

Bekijk ook waar de goederen in het vrije verkeer worden gebracht. Aankomst in een Europese haven betekent niet altijd dat daar meteen de definitieve invoer plaatsvindt. Douanevervoer of andere regelingen kunnen de route beïnvloeden. De Nederlandse artikel 23-vergunning is daarom geen algemene oplossing voor btw bij invoer in ieder ander EU-land.

Laat de zendingreferentie ook terugkomen in de voorraadontvangst. Daarmee kan een ontbrekend invoerdocument worden opgespoord via de werkelijk ontvangen goederen. Controleer verschillen tussen aantallen op de vrachtbrief, douaneaangifte en magazijnregistratie voordat het dossier als volledig wordt afgesloten.

Grondslag en kosten onderscheiden

De grondslag voor invoer-btw kan meer omvatten dan alleen de aankoopprijs op de leveranciersfactuur. Relevante vervoerskosten, heffingen en andere bestanddelen moeten volgens de toepasselijke regels worden beoordeeld. Gebruik de douanedocumenten en onderliggende kosteninformatie om de berekening te verklaren. Een percentage toepassen op alleen de webshopprijs kan een onjuist bedrag geven.

Maak invoerrechten, invoer-btw en vergoedingen van de expediteur herkenbaar apart. Zij hebben niet dezelfde functie en worden niet noodzakelijk op dezelfde manier in de administratie verwerkt. Vraag om een specificatie als één totaalbedrag wordt gefactureerd. Daarmee voorkomt u dat een dienstverleningstarief als belasting of een belastingbedrag als gewone transportkost wordt geboekt.

Voorwaarden en aanvraag voorbereiden

De Belastingdienst noemt onder meer Nederlandse vestiging, regelmatige invoer en een afzonderlijk herkenbare invoeradministratie als voorwaarden voor een vergunning artikel 23. Voor buitenlandse ondernemers kunnen regels rond fiscale vertegenwoordiging relevant zijn. Controleer de actuele voorwaarden en bijzondere situaties voordat de aanvraag wordt opgesteld. Een EORI-nummer alleen is geen artikel 23-vergunning.

Onderbouw het verwachte importpatroon met orders, facturen of eerdere invoerdocumenten. Vermeld soorten goederen, landen, waarden en frequentie. Controleer ook de samenhang met bestaande regelingen, waaronder eventuele KOR-deelname. Bewaar de aanvraag en beschikking, en zorg dat de uitvoerende partijen weten vanaf wanneer en onder welke gegevens de vergunning kan worden gebruikt.

Per zending een volledige aansluiting bewaren

Koppel leveranciersfactuur, transportdocument, invoeraangifte en kostenafrekening met een vaste zendingreferentie. Noteer de periode waarin de invoer-btw wordt verwerkt. Als de douanevertegenwoordiger later een correctie stuurt, moet die bij dezelfde zending terugkomen. Alleen de laatste afrekening bewaren kan de oorspronkelijke aangifteverwerking onverklaarbaar maken.

Controleer periodiek of alle ingevoerde zendingen in de financiële administratie zijn opgenomen. Een voorraadontvangst kan al geboekt zijn terwijl de invoergegevens nog ontbreken. Maak daarvoor een aparte uitzonderingenlijst. Zo wordt niet gewacht tot een groot onverklaard saldo bij de jaarafsluiting zichtbaar wordt.

De logistieke partner duidelijke instructies geven

Spreek af welke gegevens vóór vertrek beschikbaar moeten zijn en wie afwijkingen controleert. Een verkeerde ondernemingsnaam of onjuiste verwijzing naar een vergunning kan herstelwerk veroorzaken. Laat wijzigingen in rechtspersoon, vertegenwoordiging of invoerroute tijdig doorgeven aan alle betrokken partijen. De administratie moet vervolgens controleren of de nieuwe werkwijze daadwerkelijk wordt toegepast.

Voor een beoordeling zijn recente invoeraangiften, leveranciersafspraken en bestaande vergunningen de belangrijkste stukken. Vermeld of goederen in andere EU-landen worden ingeklaard. Voor btw die al in het buitenland is betaald, kan buitenlandse btw terugvragen een afzonderlijke route beschrijven.