Begin met de verschillende soorten dubbelen
Een leverancier kan een factuur als pdf én als gestructureerd elektronisch bestand sturen. Uw administratie kan beide bestanden inlezen terwijl zij dezelfde factuur beschrijven. Ook een herinnering met een kopie van de oorspronkelijke factuur kan opnieuw in de inkoopwachtrij terechtkomen. De nieuwe ontvangstdatum maakt de onderliggende aankoop niet nieuw.
Een andere situatie ontstaat wanneer de leverancier werkelijk twee verschillende factuurnummers voor dezelfde levering heeft afgegeven. Dan is niet alleen de lokale import te onderzoeken. U moet ook met de leverancier vaststellen welk document wordt gehandhaafd en hoe het andere wordt gecorrigeerd. Verwijder in zo’n geval niet stilzwijgend de tweede factuur zonder de vordering van de leverancier te laten verduidelijken.
De schoonmaakfactuur komt langs twee routes binnen
Een klein kantoor ontvangt de maandfactuur van het schoonmaakbedrijf via een elektronisch factuurkanaal. De officemanager mailt later dezelfde pdf aan de boekhouder omdat zij niet weet dat de digitale koppeling al actief is. Het pakket maakt twee inkoopboekingen van 363 euro aan. De factuurnummers verschillen alleen doordat de herkenning in de pdf een schuine streep heeft weggelaten.
De controle vergelijkt het originele nummer, de leverancier, de schoonmaakmaand en het bedrag. Beide bestanden beschrijven dezelfde prestatie. De administratie houdt één geldige boeking en herstelt de dubbele verwerking via de correctieroute van het pakket. De originele bestanden kunnen als bijlagen bij dezelfde gebeurtenis worden bewaard, met een notitie over de dubbele aanlevering.
Er wordt geen creditfactuur aan de leverancier gevraagd voor deze lokale invoerfout. De leverancier heeft immers maar één geldige vordering verstuurd. Wel wordt de aanleverroute aangepast, zodat een handmatig doorgestuurde kopie voortaan wordt herkend en niet opnieuw als zelfstandige inkoop wordt geboekt.
Controleer meer dan exact dezelfde tekst
Vergelijk nummers ook wanneer spaties, streepjes of voorloopnullen verschillen. Een scansysteem kan de letter O als cijfer nul herkennen, of een documentdatum als factuurnummer gebruiken. Houd de oorspronkelijke leveranciersreferentie daarom zichtbaar naast de door software gelezen waarde. Automatische normalisatie helpt bij signalering, maar vervangt het bekijken van het document niet.
Kijk ook naar de leveringsperiode en de orderreferentie. Twee onderhoudsfacturen van hetzelfde bedrag kunnen terecht op verschillende installaties of maanden betrekking hebben. Een systeem dat iedere identieke combinatie van leverancier en bedrag blokkeert, kan echte verplichtingen verbergen. Gebruik signalen om te onderzoeken, niet om zonder beoordeling documenten weg te gooien.
Is er al twee keer betaald?
Een dubbele boeking en een dubbele betaling zijn afzonderlijke problemen. Controleer de banktransacties, de betaalbatch en de leverancierskaart. Als slechts één betaling heeft plaatsgevonden, kan de tweede boeking onterecht als openstaande schuld blijven staan. Herstel dan de boeking en controleer of de betaalvoorstellen daarna het juiste bedrag tonen.
Zijn er werkelijk twee betalingen gedaan, leg dan de terug te ontvangen positie vast en neem contact op met de leverancier. Bewaar diens bevestiging over terugbetaling of een afgesproken verrekening. De tweede bankafschrijving mag niet worden verwijderd omdat zij ongewenst was; zij heeft daadwerkelijk plaatsgevonden en moet tot de uiteindelijke afwikkeling te volgen blijven.
Denk aan belasting en afgesloten rapportages
Een dubbele inkoop kan niet alleen kosten of activa te hoog hebben gemaakt, maar ook tot te veel afgetrokken btw hebben geleid. Controleer welke perioden en aangiften door de fout zijn geraakt. Laat de administrateur de passende correctie bepalen in plaats van de fout uitsluitend in een actuele openstaande-postenlijst op te lossen.
Bij een afgesloten jaar bewaart u ook het verband tussen de oorspronkelijke fout en de latere correctie. Een rapport dat eerder aan een financier of bestuurder is verstrekt, kan door het herstel veranderen. Maak zichtbaar welke bedragen en conclusies geraakt worden, zodat een noodzakelijke toelichting niet verloren gaat in een technische correctieboeking.
Richt preventie op het aanleverproces
Spreek af welke route leidend is voor digitale facturen en hoe medewerkers kopieën mogen toevoegen. Zorg dat een herinnering als herinnering herkenbaar blijft. Controleer bij een nieuwe koppeling de overlap met bestaande imports en test enkele echte leveranciersdocumenten met verschillende nummernotaties.
Bewaar een overzicht van gevonden dubbelen en hun oorzaak. Veel fouten bij één leverancier kunnen wijzen op een herkenningsprobleem; fouten bij één medewerker eerder op een onduidelijke werkwijze. De afsluitende controle is een aansluiting van de leveranciersadministratie waarin de geldige factuur, de werkelijke betaling en een eventuele terugvordering afzonderlijk verklaard zijn.
Bronnen bij dit onderwerp
- Belastingdienst — Een administratie opzettenGeraadpleegd op 2026-09-12
- Belastingdienst — Facturen maken voor de btw-administratieGeraadpleegd op 2026-09-12