Debiteuren en crediteuren afstemmen zonder verschillen weg te boeken

Begin met twee lijsten op één datum

Draai de debiteurenlijst en de crediteurenlijst uit op dezelfde afsluitdatum als de saldibalans. Een overzicht van vandaag naast een grootboek van vorige maand geeft al verschillen door gewone latere betalingen. Bewaar ook de geselecteerde administratie, valuta en filters. Sommige pakketten verbergen gesloten relaties, kleine restbedragen of creditstanden; juist daar kan een aansluitingsverschil zitten.

Vergelijk eerst de totalen en onderzoek daarna individuele posten. Zijn de totalen gelijk, dan kunnen facturen nog steeds bij de verkeerde klant staan. Een saldoaansluiting bewijst dus de aansluiting tussen twee administratieve niveaus, maar nog niet de juistheid van iedere onderliggende boeking. Controleer daarom ook opvallende leeftijden, negatieve saldi en betalingen zonder herkenbare factuur.

Verschillen tussen subadministratie en grootboek

Een rechtstreeks geboekte memoriaalpost op de verzamelrekening kan het grootboeksaldo veranderen zonder dat een factuur in de klantenlijst verschijnt. Andersom kan een import een document wel registreren maar de financiële verwerking niet afronden. Bekijk daarom het mutatieoverzicht van de verzamelrekening, vooral handmatige regels en boekingen rond een migratie.

Andere oorzaken zijn een verkeerde beginstand, een factuur in een ander boekjaar of een creditnota met een ontbrekende relatiecode. Maak per verschil een korte aansluiting met documentnummer, boekingsdatum, bedrag en herstelactie. Corrigeer de bron van het probleem. Een algemene sluitpost op omzet of kosten verbergt alleen waarom beide administraties uiteenlopen.

Bij meerdere valuta moet bovendien duidelijk zijn of de openstaande lijst oorspronkelijke valutabedragen of omgerekende eurobedragen toont. Een herwaardering kan terecht in de eurobalans zitten, terwijl het buitenlandse factuurbedrag onveranderd blijft. Vergelijk dan ook de gehanteerde koers en de peildatum.

Crediteuren vragen een andere controle

Bij leveranciers kijkt u niet alleen naar te betalen facturen. Onderzoek ook ontvangen creditnota’s, vooruitbetalingen, betalingen onderweg en oude facturen die mogelijk al via een andere rekening zijn voldaan. Een leveranciersoverzicht is een nuttig controlemiddel, maar vervangt niet uw eigen inkoopdocumenten en bankgegevens.

Verreken een creditnota niet willekeurig met iedere openstaande post van dezelfde leverancier. Controleer de betreffende rechtspersoon, eventuele afspraken over verrekening en het document waarop de correctie betrekking heeft. Een groepsnaam op een overzicht kan meerdere leveranciersadministraties vertegenwoordigen. Houd verschillen tussen die entiteiten zichtbaar.

Van aansluiting naar concrete opvolging

Geef iedere onverklaarde post een eigenaar en een vervolgmoment. De verkoopmedewerker onderzoekt bijvoorbeeld een leveringsgeschil, terwijl de administratie een verkeerd factuurnummer herstelt. Houd het inhoudelijke geschil gescheiden van de boekhoudkundige koppeling: een klant die protesteert, heeft daarmee nog niet automatisch een creditnota gekregen.

Een sterk afsluitdossier bevat de oorspronkelijke lijsten, de aansluiting, bewijs van correcties en de uiteindelijke uitdraai. Noteer ook waarom een oud bedrag openblijft. Daarmee is volgende maand zichtbaar of werkelijk voortgang is geboekt. Voor een betalingsprobleem met een klant volgt een aparte beoordeling bij dubieuze debiteuren; voor fouten in het ingelezen bankverkeer gebruikt u de controle van de bankkoppeling.

Controleer tenslotte ontvangsten en betalingen vlak na de peildatum. Zij kunnen een bestaand openstaand bedrag verklaren zonder het saldo op de afsluitdatum te veranderen. Noteer de latere bankreferentie bij de betreffende factuur en laat de boekingsdatum intact. Zo blijft het verschil tussen een vordering op de balansdatum en de uiteindelijke afwikkeling zichtbaar. Deze controle is vooral nuttig bij oude posten waarvoor een collega mondeling heeft gemeld dat alles inmiddels geregeld zou zijn.