Zoek de oorspronkelijke aankoop langs meerdere ingangen
Controleer de mailbox, het leveranciersportaal, de kassabonapp en eventuele berichten van degene die de aankoop heeft gedaan. Zoek ook op bedrag, datum en bestelnummer. Een bon kan onder een andere handelsnaam zijn verzonden dan de naam die op de bankafschrijving staat. Bij een gezamenlijke bestelling kan de factuur bovendien bij een collega of projectleider terecht zijn gekomen.
Vraag de leverancier vervolgens om een kopie van het oorspronkelijke document. Geef voldoende aanknopingspunten om de transactie te vinden, zoals aankoopdatum, bedrag en relevante ordergegevens. Stuur geen volledige bankhistorie wanneer een beperkte transactieomschrijving voldoende is. Een kopie met dezelfde oorspronkelijke referentie helpt om te voorkomen dat een tweede factuur als nieuwe aankoop wordt ingevoerd.
Een monteur mist het bewijs van een noodonderdeel
Een onderhoudsmonteur koopt onderweg een specifieke afdichtingsring omdat een klantinstallatie stilvalt. De betaling van 86 euro staat op zijn zakelijke bankrekening, maar de papieren bon ontbreekt. Hij weet welke leverancier het onderdeel leverde en bij welke werkorder het is gebruikt. De werkbon vermeldt de reparatie en het gebruikte onderdeel, maar bevat geen leveranciersfactuur.
De monteur vraagt een kassakopie op en bewaart ondertussen de banktransactie, de werkorder en zijn feitelijke toelichting. Hij schrijft niet zelf een leveranciersbon na en berekent geen verondersteld btw-bedrag uit het totaal. Wanneer de kassakopie wordt ontvangen, controleert de administrateur of het document voor de bedoelde verwerking voldoende gegevens bevat en aan welke aankoop het moet worden gekoppeld.
Lukt het niet om een kopie te krijgen, dan blijft het verschil tussen het bewijs van de zakelijke reparatie en het bewijs voor btw-aftrek zichtbaar. De verdere fiscale beoordeling gebeurt op basis van de werkelijk beschikbare stukken. Het bestaan van een aannemelijke zakelijke aanleiding is geen automatische garantie dat iedere gewenste aftrek wordt geaccepteerd.
Kostenaftrek en btw zijn afzonderlijke vragen
Bij de beoordeling van een zakelijke kostenpost gaat het onder meer om de aard van de uitgave, het zakelijke verband en de onderbouwing. Voor aftrek van voorbelasting gelden daarnaast specifieke voorwaarden. De Belastingdienst noemt onder andere een passende btw-factuur, daadwerkelijke levering en gebruik voor belaste prestaties.
Er bestaan bijzondere factuurregels, bijvoorbeeld voor bepaalde vervoers- en brandstofsituaties. Onderzoek een mogelijke uitzondering binnen haar precieze voorwaarden. Het ontbreken van een volledige standaardfactuur betekent niet dat ieder ander document voldoende is; omgekeerd moet een geldig bijzonder document niet automatisch worden afgewezen omdat het er anders uitziet dan een gewone inkoopfactuur.
Maak een feitelijke notitie zonder bewijs te verzinnen
Leg vast wie de aankoop heeft gedaan, wanneer, bij welke leverancier, voor welk werk en welke stappen zijn gezet om het document terug te vinden. Verwijs naar bestaande stukken, zoals een orderbevestiging of afleveringsbewijs. Geef ook aan welke informatie nog ontbreekt. Zo begrijpt een volgende beoordelaar waar het dossier sterk is en waar onzekerheid blijft.
Een interne notitie mag geen fictieve factuurnummers, verzonnen belastinggegevens of achteraf bedachte leveringsdetails bevatten. Laat onbekende gegevens onbekend. Wanneer een medewerker zich later iets anders herinnert, voeg dan een gedateerde aanvulling toe in plaats van de oorspronkelijke uitleg onzichtbaar te vervangen.
Bewaak de verwerking terwijl onderzoek loopt
Geef de betaling een herkenbare tijdelijke status wanneer de definitieve indeling nog niet mogelijk is. Spreek af wie het ontbrekende document opvraagt en op welk moment de kwestie opnieuw wordt beoordeeld. Een map ontbrekende bonnen zonder eigenaar groeit gemakkelijk uit tot een verzameling posten die nooit inhoudelijk worden afgehandeld.
Wanneer later alsnog een factuur arriveert, controleer dan of de betaling of kostenpost al was verwerkt. Koppel het nieuwe bewijs aan de bestaande gebeurtenis. Een late bijlage mag niet vanzelf een tweede kostenboeking veroorzaken. Als eerdere fiscale verwerking moet worden aangepast, laat de administrateur bepalen welke correctie daarbij hoort en bewaar die beslissing.
Voorkom herhaling op de plek waar de bon ontstaat
Maak direct na een mobiele aankoop een leesbare opname en controleer of het hele document zichtbaar is. Sla het bestand op via de afgesproken zakelijke route, zodat het niet alleen op een persoonlijke telefoon blijft staan. Bij veel aankopen bij dezelfde leverancier kan een account met periodieke digitale facturen het zoekwerk beperken.
Bekijk terugkerende ontbrekende bonnen per medewerker, leverancier of betaalwijze. Daar ligt vaak een praktische verbetering die effectiever is dan achteraf telkens hetzelfde onderzoek doen. Voor de structurele inrichting leest u digitale aankoopbewijzen bewaren. Als u juist twee versies van één aankoop vindt, gebruik dan de controle op dubbele facturen voordat u iets nieuws boekt.
Bronnen bij dit onderwerp
- Belastingdienst — Btw-aftrek en voorwaardenGeraadpleegd op 2026-09-12
- Belastingdienst — Btw-aftrek bij bijzondere facturenGeraadpleegd op 2026-09-12
- Belastingdienst — Een administratie opzettenGeraadpleegd op 2026-09-12