Eerst bepalen wat de BV moet kunnen
Beschrijf welke activiteiten de nieuwe vennootschap gaat uitvoeren en wie daarvoor klanten, medewerkers of financiers meebrengt. Maak onderscheid tussen plannen voor later en overeenkomsten die al klaarliggen. Een voorgenomen investering, gezamenlijke onderneming of overdracht van bestaande activiteiten kan andere voorbereiding vragen dan een eerste bedrijf zonder lopende verplichtingen.
Leg ook vast wie aandeelhouder wordt, wie het bestuur vormt en welke beslissingen gezamenlijk moeten worden genomen. Bij één oprichter lijkt dat eenvoudig, maar afspraken over financiering, intellectuele eigendom en toekomstige toetreding blijven relevant. Bij meerdere oprichters is het nuttig eerst verschil van inzicht zichtbaar te maken, voordat conceptstukken worden opgesteld. Wie nog tussen rechtsvormen kiest, vindt daarvoor een afzonderlijke vergelijking bij BV of eenmanszaak.
De rol van de notaris en de voorbereiding
Volgens KVK verloopt de oprichting van een BV via een notaris. Een voorbereid dossier vervangt die wettelijke rol niet. Het helpt om zakelijke keuzes, gegevens en vragen geordend aan te leveren. De notaris beoordeelt vanuit de eigen verantwoordelijkheid welke identificatie, stukken en handelingen nodig zijn.
De voorbereidende opdracht kan bestaan uit het uitwerken van de beoogde structuur, het verzamelen van oprichtersgegevens en het beoordelen van de samenhang tussen conceptstatuten en commerciële afspraken. Een aandeelhoudersovereenkomst is een afzonderlijk document en hoort niet stilzwijgend bij iedere oprichting. Ook de fiscale beoordeling van inbreng of een bestaande onderneming moet expliciet worden afgesproken wanneer die nodig is.
Het oprichtingsdossier in vier beslislagen
Deze indeling maakt duidelijk welke vragen u vooraf kunt beantwoorden en waar een specialist nog een oordeel moet geven. Het is een werkindeling, geen vast pakket dat voor iedere BV identiek is.
Een ingevulde tabel kan ontbrekende keuzes blootleggen. Wanneer bijvoorbeeld de aandelenverdeling vaststaat maar nog niet duidelijk is wie software bezit, moet dat vraagstuk een eigen eigenaar en vervolgstap krijgen. Het verdwijnt niet door de akte eerder te ondertekenen.
| Beslislaag | Uw voorbereiding | Te bespreken uitkomst |
|---|---|---|
| Activiteit | Product, klanten, vestiging en startplanning beschrijven | Welke onderneming de BV daadwerkelijk gaat voeren |
| Eigendom | Oprichters, belangen en eventuele investeerders benoemen | Verdeling van aandelen en afspraken over verandering |
| Bestuur | Gewenste bevoegdheden en besluitvorming toelichten | Wie welke besluiten neemt en vastlegt |
| Uitvoering | Lopende contracten, financiering en bezittingen inventariseren | Wat naast de oprichting nog moet worden geregeld |
Wat u voor een voorstel kunt aanleveren
Begin met een korte beschrijving van de onderneming en een overzicht van de betrokken natuurlijke personen en organisaties. Voeg een bestaand organigram toe als een andere vennootschap aandeelhouder wordt. Vermeld of er buitenlandse oprichters, meerdere bestuurders, verschillende soorten inbreng of afspraken met investeerders zijn. Daarmee kan de benodigde voorbereiding beter worden afgebakend.
Stuur gevoelige identificatiestukken pas via een afgesproken passend kanaal en nadat duidelijk is wie ze nodig heeft. Voor de eerste aanvraag volstaat doorgaans een zakelijke beschrijving zonder volledige identiteitskopieën. Bestaande contracten of een intentieovereenkomst kunnen later gericht worden opgevraagd. Meld meteen wanneer u al een datum bij een notaris heeft staan of een financier een document vóór een bepaalde datum verlangt.
Twee oprichters met verschillende bijdragen
In dit fictieve scenario brengt één oprichter ontwikkelde software mee en de andere oprichter geld en klantcontacten. Beiden willen de helft van de aandelen. Een korte oprichtingsinstructie met alleen die verdeling laat belangrijke vragen open. Mag de BV de software onbeperkt gebruiken? Blijft één oprichter privé eigenaar? Wat gebeurt er wanneer extra financiering nodig is?
Een bruikbaar voorbereidingsdossier benoemt die vragen afzonderlijk en koppelt ze aan de juiste documenten. De eigendom of licentie van de software vraagt een andere afspraak dan het stemrecht van aandeelhouders. Financiering heeft daarnaast gevolgen voor kasstromen en mogelijk zekerheden. Zo wordt zichtbaar welke onderdelen vóór oprichting moeten zijn opgelost en welke afspraken als apart traject kunnen volgen.
Planning, kosten en overdracht naar de bedrijfsvoering
De doorlooptijd hangt onder meer af van beschikbare informatie, benodigde controles, buitenlandse stukken en de agenda van externe partijen. Daarom hoort een voorstel aannames en afhankelijkheden te bevatten in plaats van een onvoorwaardelijke oprichtingsbelofte. Vraag ook welke kosten van derden buiten de afgesproken vergoeding vallen en wie die rechtstreeks in rekening brengt.
Na de oprichting begint de operationele inrichting: contracten moeten de juiste partij noemen, de administratie moet op de nieuwe structuur aansluiten en registraties moeten worden gecontroleerd. Bij een holding met werkmaatschappij is daarvoor een eigen voorbereidingstraject beschikbaar. Het beoogde resultaat van deze opdracht is een samenhangend dossier met genomen beslissingen, openstaande punten en duidelijke verantwoordelijkheden voor de volgende handelingen.
Bronnen bij dit onderwerp
- KVK — De besloten vennootschapGeraadpleegd op 2026-09-11