Beschrijf het volledige werkpatroon
Noteer waar de werknemer woont en waar hij daadwerkelijk werkt. Maak onderscheid tussen structureel thuiswerken, tijdelijke aanwezigheid en zakelijke reizen. Vermeld het verwachte aantal werkdagen of uren per land en de periode waarop het verzoek ziet. Een algemene afspraak over twee thuiswerkdagen zegt onvoldoende als die dagen soms in een derde land worden gewerkt.
Verzamel ook gegevens over werkgever, eventuele andere werkgevers en zelfstandige activiteiten. Die combinatie kan invloed hebben op de toepasselijke beoordeling. Vraag de werknemer veranderingen te melden, zoals verhuizing, een tweede baan of een ander patroon. De analyse moet kunnen worden bijgewerkt; zij is geen eenmalig document dat iedere toekomstige werksituatie dekt.
Sociale verzekering als eigen onderzoeksspoor
De SVB licht toe dat grensoverschrijdend telewerken gevolgen kan hebben voor het land van sociale verzekering. Onder de gewone Europese regels kan een substantieel deel van het werk in het woonland relevant zijn. Voor bepaalde werknemers bestaat een Kaderovereenkomst waarmee onder voorwaarden een uitzondering kan worden aangevraagd. Het gaat dus om een specifieke route en geen algemene toestemming om overal verzekerd te blijven zoals voorheen.
De SVB noemt voor de Nederlandse aanvraagroute onder meer een deelnemend woonland, een in Nederland gevestigde werkgever en telewerk in het woonland vanaf 25% tot minder dan 50% van de werktijd. Er gelden aanvullende voorwaarden, onder andere over werkzaamheden in andere landen. Laat de volledige situatie beoordelen en vraag waar nodig de passende verklaring of uitzondering aan. Alleen een intern thuiswerkakkoord regelt de sociale verzekering niet.
Belasting en loonadministratie afzonderlijk toetsen
De sociale verzekeringsuitkomst bepaalt niet automatisch waar loon wordt belast. De SVB wijst zelf op mogelijke afzonderlijke belastinggevolgen. Onderzoek de relevante nationale regels en het toepasselijke belastingverdrag met een deskundige. Vermijd een algemene conclusie op basis van alleen een bekende dagengrens; verdragsvoorwaarden en werkgeverssituatie moeten samen worden gelezen.
Bespreek welke gegevens de loonadministratie nodig heeft en hoe daadwerkelijke werkdagen worden bijgehouden. Een kalender moet aansluiten op verlof, reizen en wijzigingen in planning. Ook werkgeversregistratie of andere verplichtingen in het buitenland kunnen onderzoek vragen. Bepaal vooraf wie daarvoor verantwoordelijk is, welke kosten worden verwacht en wanneer de toestemming opnieuw wordt beoordeeld.
| Onderwerp bij het verzoek | Benodigde feiten | Besluit vóór de start |
|---|---|---|
| Sociale verzekering | Woonland, werklanden en verdeling van werktijd | Toepasselijk stelsel en eventuele aanvraag |
| Loonbelasting | Werkpatroon, werkgever en relevante verdragsgegevens | Inrichting van inhouding en rapportage |
| Arbeidsafspraken | Duur, bereikbaarheid en werkplek | Schriftelijke voorwaarden en evaluatiemoment |
| Gegevens en systemen | Toegang, apparatuur en locatie | Passende beveiliging en gebruiksafspraken |
Praktische werkafspraken vastleggen
Beschrijf bereikbaarheid, werktijden en deelname aan overleg. Houd rekening met tijdsverschil zonder een onbeperkte beschikbaarheid te verwachten. Spreek af hoe apparatuur wordt verstrekt en wat gebeurt bij storingen of verlies. Onderzoek eveneens welke verplichtingen rond arbeidsomstandigheden en verzekering op de werkplek gelden. De feitelijke buitenlandse werkplek verdient aandacht, ook wanneer de functie op afstand kan worden uitgevoerd.
Laat verblijf- en werkrecht beoordelen wanneer dat voor de persoon en locatie relevant is. Een arbeidscontract met een Nederlandse werkgever is niet vanzelf een toestemming om vanuit ieder land te werken. Geef interne toestemming daarom pas nadat noodzakelijke voorwaarden zijn bevestigd. Maak onderscheid tussen voorwaarden die vóór vertrek gereed moeten zijn en periodieke controles tijdens de toegestane periode.
Voorbeeld: twee dagen thuis worden drie
Een fictieve werknemer woont over de grens en werkt aanvankelijk twee dagen thuis en drie dagen op kantoor. Werkgever en werknemer hebben die situatie laten beoordelen. Na een reorganisatie sluit het kantoor op vrijdag en gaat hij drie dagen thuiswerken. Niemand informeert de salarisadministratie, omdat functie en salaris niet veranderen.
Het gewijzigde patroon kan de eerdere beoordeling raken. De onderneming moet daarom de werkverdeling opnieuw laten onderzoeken en zo nodig aanvragen of administratie aanpassen. Dit voorbeeld laat zien waarom toestemming een meldplicht voor veranderingen moet bevatten. De relevante wijziging zit in de plaats en verhouding van het werk, niet noodzakelijk in de tekst van de functieomschrijving.
Een beheersbare aanvraagprocedure maken
Gebruik een aanvraagformulier met landen, data, werkverdeling en andere werkzaamheden. Laat personeelszaken de operationele haalbaarheid beoordelen en schakel voor fiscale en sociale verzekeringsvragen passende expertise in. Leg de uitkomst vast met voorwaarden, verantwoordelijke personen en een hercontroledatum. Bewaar bewijs van aanvragen en besluiten bij het personeelsdossier met passende toegangsbeperking.
Bij structurele vertegenwoordiging van de onderneming vanuit een ander land kan ook de vraag naar een vaste vertegenwoordiger relevant worden. Voor de arbeidsdocumenten is arbeidsovereenkomst controleren een afzonderlijke vervolgstap. Een goede thuiswerkregeling maakt uiteindelijk duidelijk welk werkpatroon is toegestaan, op welke beoordeling dit berust en welke verandering aanleiding geeft om de afspraken opnieuw te onderzoeken.
Bronnen bij dit onderwerp
- SVB — Telewerken over de grensGeraadpleegd op 2026-09-14
- SVB — Uitzondering op Europese aanwijsregelsGeraadpleegd op 2026-09-14
- Rijksoverheid — Wat is een belastingverdrag?Geraadpleegd op 2026-09-14