Persoonsgegevens in AI-prompts: selecteer vóór u invoert

Begin met het antwoord dat u werkelijk nodig heeft

Omschrijf de taak zonder het dossier mee te sturen. Voor een voorbeeldbrief is vaak een algemene omschrijving van de situatie voldoende. Voor controle van een specifieke berekening kunnen enkele bedragen nodig zijn, terwijl naam, adres en medische achtergrond niets toevoegen. Maak de noodzakelijke gegevenscategorieën vooraf zichtbaar.

Die werkwijze helpt ook wanneer een medewerker denkt dat een compleet document gemakkelijker is. Gemak verklaart waarom iemand informatie wil delen, maar onderbouwt niet dat iedere passage nodig is. Onderzoek of de taak met fictieve gegevens, een zelfgemaakte samenvatting of een beperkte selectie kan worden uitgevoerd. Verwijder daarbij ook opmerkingen, verborgen werkbladen en bestandsmetadata die buiten de zichtbare tekst vallen.

Herkenbaarheid zit in combinaties

Een omschrijving als de enige magazijnchef op locatie Noord kan voor de organisatie duidelijk naar één werknemer verwijzen. Pseudonimisering vermindert bepaalde risico’s, maar maakt gegevens niet automatisch anoniem. Een apart bewaarde koppeltabel of herkenbare context kan de identiteit alsnog ontsluiten.

Controleer eveneens de uitkomst: een model kan ontbrekende details aanvullen met een onjuiste veronderstelling. Wanneer die uitkomst aan een persoon wordt gekoppeld, ontstaat nieuwe informatie die gevolgen kan hebben. Bewaar de AI-tekst daarom niet zonder broncontrole als vastgesteld feit in een personeels- of klantdossier. Maak voor gebruikers herkenbaar welke passages concept zijn en welke gegevens uit het oorspronkelijke dossier komen.

Onderzoek de dienst en de gebruikte instelling

Een productnaam zegt onvoldoende over opslag, training, beheerderstoegang en verwijdering. Controleer de overeenkomst voor de concrete dienstvariant en de daadwerkelijk geactiveerde functies. Een organisatieaccount kan andere afspraken hebben dan een persoonlijk account; een instelling die modelverbetering uitschakelt beantwoordt niet vanzelf alle vragen over bewaring.

Breng ook gekoppelde documentenverzamelingen in kaart. Een korte prompt kan via een zoekkoppeling veel meer informatie ontsluiten dan de gebruiker zelf invoert. Beoordeel de rollen van leverancier en organisatie, het verwerkingsdoel en eventuele internationale doorgifte. De bestaande toestemming voor een andere bedrijfsactiviteit is geen algemene toestemming voor ieder nieuw AI-gebruik.

Gevoelige gegevens vragen een afzonderlijke afweging

Gezondheidsinformatie, biometrie en andere bijzondere categorieën vallen onder aanvullende regels. Ook strafrechtelijke informatie en gegevens over kinderen verdienen gerichte aandacht. Een algemene instructie dat AI alleen intern wordt gebruikt, vervangt de beoordeling van de verwerkingsvoorwaarden niet.

Leg twijfelgevallen voor aan de aangewezen privacyverantwoordelijke vóór verwerking. Onderzoek of de beoogde inzet een DPIA vraagt en of minder ingrijpende middelen beschikbaar zijn. Voor de keuze en vastlegging van toegestane toepassingen sluit AI-gebruik en privacybeleid aan. Het doel is dat een medewerker met een concreet dossier weet wanneer doorgaan, aanpassen of stoppen passend is.

Let op documenten van andere personen die in een dossier voorkomen. Een klant kan bijvoorbeeld een bericht van een werknemer, getuige of familielid meesturen. Toestemming van die klant verklaart niet automatisch de verwerking van al die anderen. Selecteer daarom op inhoudelijke noodzaak voor de taak en beoordeel bijzondere omstandigheden voordat de selectie aan een externe toepassing wordt aangeboden.

Maak een fout herstelbaar en zichtbaar

Wanneer toch te veel gegevens zijn ingevoerd, wis dan niet uitsluitend de zichtbare chat en veronderstel dat alle kopieën verdwenen zijn. Onderzoek welke verwijdermogelijkheden en bewaarroutines gelden, welke ontvangers toegang hadden en of sprake kan zijn van een incident. Leg het voorval via de interne meldroute vast met voldoende informatie voor beoordeling.

Neem de fout mee in praktische instructies: welke bijlage was overbodig, welke waarschuwing ontbrak en welke veilige werkwijze had de taak mogelijk gemaakt? Bij een publiek toegankelijke toepassing moeten ook onverwachte invoer en uitlekken via antwoorden worden onderzocht. Die productinrichting wordt verder behandeld bij een AI-chatbot op de bedrijfswebsite.