Het verzoek herkennen buiten het privacyformulier
De oud-werknemer hoeft geen specifiek wetsartikel of voorgeschreven formulier te gebruiken. Uit de inhoud moet blijken dat hij inzage in zijn persoonsgegevens wil. Registreer de ontvangst en bepaal wie de behandeling coördineert. Een verzoek aan de voormalige leidinggevende mag niet weken blijven liggen omdat de privacyafdeling niet rechtstreeks is geadresseerd.
Een lopend ontslaggeschil is op zichzelf geen reden om inzage te weigeren. De behandeling moet worden onderscheiden van de vraag welke documenten in een gerechtelijke procedure beschikbaar moeten komen. Zo blijft duidelijk welke rechten en beperkingen bij deze specifieke AVG-route horen.
Zoeken op meer dan alleen het personeelsnummer
Maak een overzicht van systemen waarin relevante persoonsgegevens voorkomen. Denk aan HR, salaris, planning, toegang, evaluaties en zakelijke correspondentie. Zoektermen kunnen naast naam en personeelsnummer ook een oud e-mailadres omvatten. Noteer welke bronnen zijn onderzocht en waarom bepaalde locaties buiten de selectie vallen.
Het zoekproces moet zorgvuldig zijn, maar mag niet veranderen in ongecontroleerde inzage door een groot team. Beperk toegang tot behandelaars die deze nodig hebben. Wanneer veel gegevens worden verwerkt, kan om verduidelijking worden gevraagd om het verzoek te richten; dat mag niet worden gebruikt om een ruim verzoek eenvoudig buiten behandeling te laten.
Een kopie moet de gegevens begrijpelijk maken
Volgens het Hof van Justitie in zaak C-487/21 omvat het recht op een kopie een getrouwe en begrijpelijke reproductie van de persoonsgegevens. Daarvoor kunnen uittreksels of volledige documenten nodig zijn wanneer de context onontbeerlijk is voor daadwerkelijke uitoefening van de rechten. Een los rijtje woorden kan dus onvoldoende zijn.
Dit betekent evenmin dat ieder document integraal moet worden verstrekt. Beoordeel welke persoonsgegevens erin staan en welke context nodig is. Een toelichting op gebruikte codes of beoordelingsschalen kan bijvoorbeeld voorkomen dat een export technisch volledig maar inhoudelijk onbegrijpelijk blijft.
Een beoordeling met opmerkingen over een collega
In een evaluatie staat dat de oud-werknemer onvoldoende samenwerkte met een genoemde collega. Dezelfde alinea bevat privé-informatie over die collega die niets toevoegt aan de beoordeling. Het gehele document weigeren met een beroep op vertrouwelijkheid zou te grof zijn. Alles onbewerkt verstrekken kan de collega onnodig raken.
De behandelaar onderzoekt of de passage over de samenwerking begrijpelijk kan worden verstrekt terwijl de afzonderlijke privé-informatie wordt afgeschermd. Hij legt vast welke onderdelen zijn weggelaten en welk belang daarmee wordt beschermd. De beslissing berust op de inhoud van de passage, niet op een algemene regel dat interne beoordelingen altijd geheim zijn.
Meer verstrekken dan de bestanden alleen
Artikel 15 AVG geeft ook recht op informatie over de verwerking, zoals doeleinden, categorieën gegevens, ontvangers en bewaartermijnen of de criteria daarvoor. Ook beschikbare informatie over de bron is relevant wanneer gegevens niet bij de werknemer zijn verkregen. Een download zonder begeleidende uitleg kan deze onderdelen missen.
Controleer dat de informatie aansluit bij de feitelijke situatie na uitdiensttreding. Sommige toegangen zijn beëindigd, terwijl de salarisadministratie nog moet worden bewaard. Een algemene privacyverklaring voor huidige werknemers beschrijft dat verschil mogelijk niet voldoende. Vermeld tevens de toepasselijke rechten en de mogelijkheid van een klacht.
Binnen de termijn een inhoudelijke reactie organiseren
De AVG verlangt onverwijlde informatie over de afhandeling en in ieder geval binnen één maand na ontvangst. Bij noodzakelijke verlenging wegens complexiteit of het aantal verzoeken kan maximaal twee maanden worden toegevoegd; de betrokkene moet binnen de eerste maand de verlenging en redenen horen. Een drukke agenda is geen zelfstandige standaardgrond voor uitstel.
Verstrek de gegevens via een passend beveiligd kanaal. Het oude werkadres is na vertrek mogelijk ontoegankelijk of doorgeschakeld naar iemand anders. Verifieer daarom het afleveradres en de identiteit proportioneel. De specifieke afweging staat uitgewerkt bij identiteit controleren bij een AVG-verzoek.
Het dossier afronden met controleerbare keuzes
Bewaar een passend behandelingsdossier met ontvangst, zoekaanpak, verstrekte gegevens, eventuele afschermingen en de reactie. Dat ondersteunt beantwoording van vervolgvragen zonder onbeperkt een tweede compleet personeelsarchief te creëren. Leg vast wie toegang heeft en hoe lang deze bewijsstukken nodig blijven.
Wanneer bepaalde informatie niet wordt verstrekt, moet de motivering aansluiten op de concrete beperking. Controleer voor verzending of bijlagen werkelijk bij deze persoon horen en geen verborgen tabbladen of opmerkingen bevatten. Zo voorkomt de uitvoering van een inzageverzoek dat juist een nieuw privacyincident ontstaat.
Bronnen bij dit onderwerp
- EUR-Lex — Algemene verordening gegevensbeschermingGeraadpleegd op 2026-09-13
- Hof van Justitie — C-487/21, inhoud van het recht op een kopieGeraadpleegd op 2026-09-13