eHerkenning-ketenmachtiging

De gewenste dienst als beginpunt gebruiken

Maak eerst duidelijk bij welke overheidsdienst of andere aangesloten dienstverlener de intermediair moet kunnen inloggen. Controleer of die dienst een ketenmachtiging ondersteunt en welk betrouwbaarheidsniveau nodig is. Een algemeen verzoek om toegang tot alle overheidszaken is vaak onnodig breed. Begin met de concrete werkzaamheden waarvoor de intermediair opdracht heeft gekregen.

Leg daarnaast vast of alleen raadplegen nodig is of ook indienen en wijzigen. Controleer per opdrachtgever tevens of het juiste KVK-nummer of, waar van toepassing, fiscale registratienummer wordt gebruikt. De mogelijkheden verschillen per dienst en machtigingsinrichting. Bespreek welke handelingen voorafgaand akkoord van uw organisatie vragen. Technische toegang betekent niet dat de intermediair zelfstandig ieder inhoudelijk besluit namens u mag nemen. De opdrachtvoorwaarden en de machtiging moeten op elkaar aansluiten.

De partijen in de keten identificeren

Controleer de gegevens van uw organisatie en van de intermediair. Een administratiekantoor kan meerdere juridische entiteiten gebruiken; de machtiging moet op de juiste partij aansluiten. De wettelijke vertegenwoordiger van de klant moet volgens de eHerkenning-instructies de ketenmachtiging ondertekenen. Laat bij gezamenlijke bevoegdheid controleren welke handtekeningen nodig zijn.

De leverancier van eHerkenning verzorgt de concrete aanvraagroute. Verzamel vooraf de vereiste documenten en controleer wie binnen de intermediair de uitvoerende gebruikers beheert. U hoeft daarvoor geen gedeeld account te creëren. Een duidelijke keten maakt zichtbaar welke organisatie toestemming geeft en welke bevoegde gebruiker namens de intermediair handelt.

Een loonbureau voor één afgebakende dienstverlening

Een fictieve werkgever besteedt de loonadministratie uit, maar laat andere belastingzaken bij een afzonderlijke adviseur. Het loonbureau vraagt om een ketenmachtiging. De werkgever wil dat het bureau de afgesproken loongerelateerde werkzaamheden kan uitvoeren, zonder automatisch toegang te krijgen tot iedere andere beschikbare dienst.

De aanvraag wordt daarom naast de opdrachtomschrijving gelegd. Partijen controleren welke diensten en handelingen nodig zijn en hoe de leverancier die afbakening ondersteunt. De werkgever benoemt ook wie conceptgegevens controleert voordat een definitieve indiening plaatsvindt. De inhoudelijke goedkeuring wordt in het eigen werkproces vastgelegd.

Wanneer later een andere medewerker bij het loonbureau het dossier overneemt, gebruikt die een eigen toegestaan account. De werkgever hoeft geen persoonlijke code door te sturen. Het voorbeeld laat zien hoe een ketenmachtiging samenwerking mogelijk maakt, terwijl taakverdeling en verantwoordelijkheid inhoudelijk blijven worden bewaakt.

Activatie vóór een deadline controleren

Plan de aanvraag ruim voor een belangrijke aangifte of ander verplicht moment. Controleer na verwerking of de intermediair bij de bedoelde dienst daadwerkelijk namens de juiste organisatie kan handelen. Gebruik daarvoor een beperkte functionele controle die geen onnodige wijziging of indiening veroorzaakt. Een ontvangen aanvraagbevestiging is niet hetzelfde als een geslaagde toegangstest.

Als toegang ontbreekt, verzamel de foutmelding en bepaal waar in de keten het probleem zit. Mogelijk ontbreken een dienstmachtiging, een gebruikersrecht of correcte organisatiegegevens. Deel geen geheime inloggegevens om de vertraging tijdelijk te omzeilen. Neem contact op met de leverancier of dienstverlener via de officiële ondersteuningsroute en bewaak ondertussen de inhoudelijke deadline.

Looptijd en periodieke controle vastleggen

Noteer wanneer de machtiging begint, wanneer zij afloopt en wie verlenging beoordeelt. Controleer regelmatig of de oorspronkelijke diensten nog nodig zijn. Een eenmalig project kan afgerond zijn terwijl de toegang blijft bestaan. Door een eigenaar voor het machtigingsoverzicht aan te wijzen, voorkomt u dat zulke rechten alleen bij toeval worden ontdekt.

Bewaar aanvraag, bevestiging en wijzigingen bij de opdracht aan de intermediair. Maak ook zichtbaar welke andere adviseurs toegang hebben. Dat overzicht hoeft geen wachtwoorden te bevatten. Het gaat om organisaties, diensten, bevoegdheden en relevante datums. Beperk toegang tot de administratie van machtigingen tot personen die deze informatie werkelijk nodig hebben.

Bij einde samenwerking gericht intrekken

Spreek af wanneer werkzaamheden stoppen en wanneer de ketenmachtiging wordt ingetrokken. Regel tegelijk de overdracht van dossiers en reeds ingediende stukken, zodat de onderneming haar informatie behoudt. Intrekking van toegang ontslaat partijen niet automatisch van andere contractuele afspraken. Andersom beëindigt een opzegbrief de digitale toegang niet noodzakelijk op hetzelfde moment.

Controleer de bevestigde intrekking en test zo nodig dat alleen de nieuwe bevoegde partij nog toegang heeft. Bij verandering van rechtsvorm of registratienummer moet de keten opnieuw worden beoordeeld. Voor interne gebruikers binnen uw eigen organisatie behandelt eHerkenning aanvragen de afzonderlijke basisinrichting.