Bepaal eerst welke aanspraak wordt beoordeeld
Een vordering tot nakoming van een contractuele verplichting om te geven of te doen kent volgens artikel 3:307 BW in beginsel een termijn van vijf jaar vanaf de dag na opeisbaarheid. Dat is geen universele regel voor ieder zakelijk dossier. Schade, periodieke betalingen, bijzondere overeenkomsten en de uitvoering van een uitspraak kunnen andere regels of startpunten hebben.
Beschrijf daarom de juridische grondslag en niet alleen het administratieve label openstaande post. Binnen één relatie kunnen meerdere vorderingen bestaan met verschillende termijnen. Een factuur voor levering en een latere schadeclaim wegens een defect moeten mogelijk afzonderlijk worden beoordeeld. Ook toepasselijk buitenlands recht kan de analyse veranderen.
Stel het beginmoment met bewijs vast
Opeisbaarheid volgt uit de overeenkomst en toepasselijke regels. De datum waarop de boekhouder een oude post ontdekt, is niet automatisch het juridische startmoment. Verzamel de betaalafspraak, levering, factuur en relevante wijzigingen. Bij een lening of termijnbetalingen kan het onderscheid tussen afzonderlijke termijnen en een opeisbaar geworden restant belangrijk zijn.
Noteer daarnaast feiten die voor een bijzondere regel of verlenging relevant kunnen zijn. Een beheerder moet kunnen uitleggen waarom een datum in de termijnagenda staat. Bewaar de onderbouwing naast de kalendervermelding. Een herinnering zonder dossiercontext voorkomt niet dat later blijkt dat de verkeerde termijn is gevolgd.
Een installatiebedrijf onderhandelt lang over twee oude posten
Een installatiebedrijf bespreekt met een klant twee facturen uit hetzelfde project. De ene betreft oorspronkelijk overeengekomen werk; de andere een afzonderlijke uitbreiding. Partijen wisselen maanden voorstellen uit, maar bereiken geen definitieve regeling. Intern staat alleen de datum van het laatste gesprek als opvolgmoment genoteerd.
De dossiercontrole stelt voor beide posten afzonderlijk opeisbaarheid en eerdere stuitingshandelingen vast. Er wordt onderzocht wat de klant in berichten precies heeft erkend en of ontvangen schriftelijke mededelingen voldoende duidelijk de relevante rechten voorbehouden. Het bestaan van onderhandelingen wordt niet automatisch als stopzetting van iedere termijn behandeld.
Dit fictieve voorbeeld laat zien waarom een commerciële agenda en een juridische termijnagenda verschillende functies hebben. Een volgend gesprek kan nuttig zijn, maar mag een noodzakelijke handeling vóór verjaring niet verdringen. De gekozen actie moet de juiste vordering en schuldenaar bereiken, met bewijs van inhoud en ontvangst.
Kies een stuitingshandeling die bij de vordering past
De wet kent verschillende manieren waarop verjaring kan worden gestuit, waaronder bepaalde vormen van rechtsvervolging, een passende schriftelijke aanmaning of mededeling en erkenning door de schuldenaar. De voorwaarden verschillen. Voor een schriftelijk voorbehoud is belangrijk dat duidelijk blijkt welk recht op nakoming wordt behouden.
Niet iedere vriendelijke herinnering of intern gespreksverslag voldoet. Andere soorten rechtsvorderingen kunnen na een schriftelijke aanmaning bovendien tijdige verdere stappen vereisen. Laat daarom de tekst en route beoordelen voor het concrete dossier. Een modelzin zonder omschrijving van de aanspraak kan onvoldoende zijn wanneer meerdere conflicten tussen dezelfde partijen bestaan.
Bewaar ontvangst en bewaak de nieuwe termijn
Een verzonden document moet aan de juiste geadresseerde worden verbonden en de ontvangstpositie moet worden onderzocht. Bewaar de exacte inhoud, verzendgegevens en beschikbare ontvangstinformatie. Controleer bij gewijzigde bedrijfsnamen, verhuizing of overdracht wie juridisch moet worden aangesproken. Alleen een oude contactpersoon in de adresregel opnemen is geen volledige controle.
Na geldige stuiting kan een nieuwe termijn gaan lopen volgens de toepasselijke regels. Noteer die direct met de juridische onderbouwing en een ruime interne waarschuwingsdatum. Maak een vervanger verantwoordelijk wanneer de dossierhouder vertrekt. Anders wordt een eenmalig correcte stuiting gevolgd door dezelfde onduidelijkheid enkele jaren later.
Onderscheid verjaring van andere verliesrisico’s
Ook klachtplichten, vervaltermijnen en bewijsverlies kunnen een vordering raken. Een tijdige stuiting lost die andere problemen niet automatisch op. Onderzoek daarom of naast de termijnbewaking een klacht, procedure of veiligstelling van bewijs nodig is. Een dossier kan juridisch binnen de verjaringstermijn vallen en toch andere zwakke punten hebben.
Laat bij een beroep op verjaring de volledige geschiedenis beoordelen voordat een vordering wordt afgeschreven of juist ongewijzigd doorgezet. Voor uitvoering van een bestaande uitspraak geldt de verdieping over vonnissen uitvoeren. Een betalingsregeling vraagt aandacht voor erkenning en nieuwe afspraken. Zorgvuldig termijnbeheer verbindt zo de aard van de aanspraak, aantoonbare handelingen en een actueel overzicht van wat nog tijdig moet gebeuren.
Bronnen bij dit onderwerp
- Burgerlijk Wetboek Boek 3 — Verjaring en stuitingGeraadpleegd op 2026-09-12