Een naamsovereenkomst is nog geen bevestigde identiteit
Screeningssoftware kan een naam tonen die lijkt op die van uw cliënt. Vergelijk aanvullende identificerende gegevens, zoals geboortedatum, land en de relevante functie. Gebruik betrouwbare bronnen en leg vast waarom sprake is van dezelfde persoon of juist een andere naamgenoot. Een automatisch percentage is geen zelfstandige juridische conclusie. De medewerker moet kunnen uitleggen welke gegevens doorslaggevend waren en welke onzekerheid nog bestaat.
Onderzoek ook de toepasselijke relatie tot familieleden of naaste geassocieerden wanneer die binnen de regels valt. Niet iedere zakelijke kennis van een politicus is automatisch een PEP-relatie. De kwalificatie moet op concrete feiten berusten. Verzamel daarom voldoende informatie over de functie of relatie, maar vermijd een ongerichte zoektocht naar politieke opvattingen. Het onderzoek gaat over de wettelijke risicocategorie en de zakelijke relatie, niet over een beoordeling van iemands overtuigingen.
Van screeningshit naar dossierbesluit
| Stap | Te beantwoorden vraag | Vastlegging |
|---|---|---|
| Identiteit | Betreft de bron dezelfde persoon als cliënt of UBO? | Vergelijkingsgegevens en een gemotiveerde bevestiging of uitsluiting van de hit. |
| Kwalificatie | Welke functie of relevante relatie leidt tot de PEP-beoordeling? | Functie, periode en betrouwbare bron die de juridische categorie ondersteunt. |
| Aanvullend onderzoek | Welke informatie over middelen, vermogen en relatie is nodig? | Gerichte vragen met bewijs dat aansluit op de geïdentificeerde risico’s. |
| Besluit en beheer | Wie geeft de vereiste goedkeuring en hoe wordt de relatie gevolgd? | Bevoegd besluit, voorwaarden en een passende planning voor actualisering. |
Aanvullende maatregelen op de concrete relatie richten
Bij een PEP zijn onder meer passende maatregelen rond herkomst van vermogen en middelen, goedkeuring op het vereiste niveau en verscherpte monitoring relevant. De precieze uitvoering moet bij de wettelijke voorwaarden en het risico passen. Een standaardvragenlijst kan helpen structureren, maar is onvoldoende wanneer antwoorden tegenstrijdig blijven. Beschrijf welke vraag elk bewijsstuk moet beantwoorden en laat de conclusie aansluiten op de ontvangen informatie.
PEP-controle en sanctiescreening zijn verschillende beoordelingen. Een persoon kan onder de ene categorie vallen zonder onder de andere te vallen. Gebruik daarom geen gezamenlijk label verboden cliënt dat beide regimes vermengt. De pagina over sanctielijsten en eigendom behandelt de afzonderlijke sanctievraag. Binnen het PEP-dossier moet zichtbaar blijven welke maatregelen worden genomen vanwege de concrete prominente functie of relevante relatie.
De cliënt deelt een naam met een oud-minister
Een fictieve adviseur krijgt een softwaresignaal bij de naam van een nieuwe cliënt. De bron verwijst naar een voormalig minister in een ander land. De geboortedatum en loopbaan passen niet bij de cliënt. De behandelaar verzamelt voldoende betrouwbare identificatiegegevens om de naamgenoot uit te sluiten en bewaart de motivering. Het signaal wordt niet alleen verwijderd omdat de cliënt mondeling zegt dat het om iemand anders gaat.
Als de gegevens wel zouden overeenkomen, volgt een inhoudelijke beoordeling van de functieperiode en de toepasselijke voortgezette risicomaatregelen. Het einde van een publieke functie betekent niet dat elk risico onmiddellijk verdwijnt. De instelling legt vast welke actuele invloed en andere omstandigheden relevant zijn. De uitkomst kan per relatie verschillen; een oude functietitel is geen reden om het dossier zonder verdere afweging permanent op dezelfde status te laten staan.
Klantvragen zakelijk en zorgvuldig formuleren
Leg uit welke informatie voor het cliëntenonderzoek nodig is en stel vragen die de zakelijke context verduidelijken. Vraag bijvoorbeeld hoe de middelen voor een specifieke investering zijn verkregen en welke documenten dat ondersteunen. Vermijd een beschuldigende toon of suggesties dat de PEP-kwalificatie schuld bewijst. Een heldere toelichting kan de kwaliteit van antwoorden verbeteren zonder de wettelijke beoordeling te verzwakken. Houd rekening met vertrouwelijkheid en beperk toegang tot medewerkers die de informatie nodig hebben.
Rond het dossier af met de bevestigde kwalificatie, gebruikte bronnen, uitgevoerde maatregelen en het bevoegde besluit. Plan actualisering op basis van relevante veranderingen en het risicoprofiel. De uitleg over verscherpt cliëntenonderzoek helpt de aanvullende vragen te structureren. Een werkbare PEP-controle levert zo een gemotiveerde beoordeling op, terwijl onderscheid blijft bestaan tussen een naamssignaal, een wettelijke risicocategorie en een concrete aanwijzing voor ongebruikelijke transacties.
Controleer een overeenkomstige naam met context
Een schermresultaat kan een publieke functionaris tonen met dezelfde achternaam als de cliënt. Leg vast welke identificerende kenmerken overeenkomen en welke niet. Een handmatige beoordeling voorkomt dat een onjuiste match jarenlang in het dossier blijft staan. Bewaar de reden voor de conclusie, zodat een volgende reviewer niet opnieuw vanaf nul hoeft te beginnen of een eerder besluit zonder begrip overneemt.
Bronnen bij dit onderwerp
- Ministerie van Financiën — Algemene leidraad WwftGeraadpleegd op 2026-09-14
- Ondernemersplein — Cliëntenonderzoek tegen witwassen en terrorismefinancieringGeraadpleegd op 2026-09-14