Gebruikelijk loon voor de DGA: het bedrag onderbouwen met de werkzaamheden

De werkzaamheden en betrokken vennootschappen inventariseren

Beschrijf welke taken de DGA uitvoert, hoeveel tijd daarmee gemoeid is en welke verantwoordelijkheid hij of zij draagt. Denk aan operationele leiding, verkoop, productontwikkeling en bestuur. Maak zichtbaar voor welke vennootschappen die werkzaamheden worden verricht. Een holdingstructuur kan de loonverwerking beïnvloeden, maar neemt de noodzaak van een inhoudelijke beoordeling niet weg.

Gebruik de feitelijke situatie als uitgangspunt. Een functietitel directeur zegt weinig over het dagelijkse werk in een onderneming met twee mensen of juist een grote organisatie. Bewaar relevante taakbeschrijvingen en veranderingen gedurende het jaar. Als de DGA minder gaat werken of een belangrijk takenpakket overdraagt, verdient de bestaande onderbouwing een nieuwe beoordeling.

Laat de jaarlijkse salarisbeoordeling aansluiten op de datum waarop personeelsgegevens beschikbaar zijn. Een bonus van een relevante werknemer kan de vergelijking beïnvloeden. Neem daarom niet uitsluitend het vaste maandloon over zonder te controleren welke beloningsbestanddelen voor de beoordeling meetellen.

De vergelijking voor 2026 begrijpen

Het Handboek Loonheffingen 2026 beschrijft als uitgangspunt het hoogste van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer bij de relevante verbonden ondernemingen en 58.000 euro. Er bestaan onder voorwaarden mogelijkheden om een lager bedrag te onderbouwen. De toepasselijke uitzonderingen moeten afzonderlijk worden beoordeeld en kunnen niet alleen op een voorkeur worden gebaseerd.

Een vergelijking vraagt passende gegevens over functie, verantwoordelijkheden en arbeidsduur. Eén willekeurige vacature met een laag salaris is geen overtuigend volledig dossier. Leg uit waarom de gekozen gegevens vergelijkbaar zijn en welke verschillen bestaan. Bewaar de bron en de datum, zodat later te volgen is op welke informatie de vaststelling berustte.

Deeltijd en lage winst niet automatisch vertalen

Deeltijd werken betekent niet dat het jaarlijkse normbedrag zonder onderbouwing naar rato kan worden verlaagd. De vergelijkbare werkzaamheden en arbeidsduur moeten in de beoordeling terugkomen. Ook een startende of verlieslatende onderneming kan bijzondere vragen oproepen. Controleer daarvoor de concrete regels en feiten in plaats van een algemene uitzondering voor starters te veronderstellen.

Een tijdelijk tekort aan geld is bovendien iets anders dan de fiscale vaststelling van loon. De bankrekening bepaalt niet zelfstandig welk bedrag als loon moet worden verwerkt. Bespreek betalingsproblemen vroeg en onderzoek passende mogelijkheden. Een salaris stilzwijgend op nul zetten kan administratieve en fiscale gevolgen hebben die later moeten worden hersteld.

Loon, dividend en rekening-courant scheiden

Een DGA kan geld ontvangen als salaris, dividend of via een andere rechtsgeldige verhouding met de vennootschap. Die geldstromen hebben verschillende voorwaarden en verwerking. Dividend is niet automatisch een vervanging voor het loon dat volgens de regeling moet worden verantwoord. Een opname als lening benoemen maakt evenmin iedere betaling fiscaal tot een zakelijke lening.

Laat bankbetalingen aansluiten op besluiten, salarisadministratie en overeenkomsten. Als privéopnamen het afgesproken salaris overschrijden, moet de extra beweging afzonderlijk worden beoordeeld. Bewaar een overzicht dat de verschillende categorieën uitlegt. Daarmee blijven zowel de vennootschapsadministratie als de persoonlijke aangifte beter te reconstrueren.

Jaarlijkse herbeoordeling en uitvoering

Controleer het dossier bij de jaarstart en bij wezenlijke veranderingen. Denk aan groei van het team, andere werkzaamheden of een gewijzigde groepsstructuur. Pas de salarisverwerking op een onderbouwde manier aan en leg vast vanaf welke datum de wijziging geldt. Een afspraak uit een vorig jaar moet worden bekeken op geldigheid en gewijzigde omstandigheden.

Voor een beoordeling zijn eigendomsverhoudingen, functieomschrijving, arbeidsduur en salarisgegevens van relevante vergelijkingen nodig. Vermeld bestaande afspraken met de Belastingdienst. Voor de afzonderlijke uitkeringsroute beschrijft dividendbelasting welke gegevens bij een dividendbesluit en aangifte horen.