Btw terugvragen bij een onbetaalde factuur

Controleer eerst wat al is aangegeven

Verzamel de oorspronkelijke factuur en de aangifte waarin de btw is verwerkt. Kijk of later een creditfactuur, korting of deelbetaling is geboekt. Het openstaande bedrag in het debiteurenoverzicht kan anders afwijken van de oorspronkelijke factuursom. Een teruggaaf mag niet worden berekend over btw die al op een andere manier is gecorrigeerd.

Controleer ook welk stelsel wordt toegepast. Bij het kasstelsel wordt btw in beginsel op basis van ontvangen betalingen verwerkt, waardoor dezelfde teruggaafvraag niet op dezelfde manier ontstaat. De behandeling moet aansluiten op de eerdere afdracht. Alleen zien dat een factuur oud is, geeft daarvoor onvoldoende informatie.

Bewaar bij een betalingsregeling de gemaakte afspraken met de klant. Nieuwe toezeggingen kunnen informatie geven over de verwachte ontvangsten, maar vervangen de fiscale beoordeling niet. Noteer welke betalingen werkelijk zijn ontvangen en welke alleen zijn beloofd.

Het moment van oninbaarheid vastleggen

Volgens de Belastingdienst kan teruggaaf worden gevraagd zodra vaststaat dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is. De vordering wordt uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum als oninbaar beschouwd. Bewaar daarom de overeengekomen betalingstermijn en relevante informatie over de betalingsproblemen. Het jaar wordt niet zonder meer gerekend vanaf de dag waarop u de factuur hebt gemaakt.

Een eerdere vaststelling van oninbaarheid vraagt onderbouwing. Denk aan concrete informatie uit een afwikkeling of andere feiten die aantonen welk bedrag niet meer zal worden ontvangen. Een klant die enkele dagen te laat betaalt, is niet automatisch definitief oninbaar. Leg de conclusie met datum vast en koppel die aan het juiste aangiftetijdvak.

Aangifte en debiteurenbeheer op elkaar aansluiten

Verwerk de teruggaaf volgens de actuele instructies in het juiste tijdvak en houd de aansluiting met de factuur zichtbaar. Bewaar de onderbouwing bij het aangiftedossier. Het debiteurenbeheer kan ondertussen een eigen status houden, bijvoorbeeld omdat nog een incassotraject loopt. Een fiscale behandeling van oninbaarheid betekent niet zonder meer dat u civielrechtelijk afstand doet van de vordering.

Spreek af wie de boekhouder informeert over betalingen en afspraken met de klant. Een regeling die buiten de administratie om wordt afgesproken kan de verwerking veranderen. Leg ook ontvangen creditinformatie vast. Hetzelfde bedrag mag niet zowel als oninbaar als via een volledige creditfactuur worden gecorrigeerd zonder passende aansluiting.

Als de klant later toch betaalt

Na teruggaaf moet een latere gehele of gedeeltelijke betaling opnieuw voor de btw worden verwerkt volgens de daarvoor geldende regels. Houd de factuur daarom terugvindbaar, ook wanneer deze uit de actieve incassolijst verdwijnt. Een onverwachte ontvangst op een algemene opbrengstenrekening boeken kan de eerdere teruggaaf uit het zicht laten verdwijnen.

Maak bij de ontvangst duidelijk welk deel hoofdsom, rente of kosten betreft. Niet ieder bedrag uit een incasso-afrekening heeft dezelfde fiscale betekenis. Vraag de specificatie op en sluit deze aan op de oorspronkelijke vordering. Daardoor kan de administratie de nieuwe btw-verwerking en het resterende saldo correct bepalen.

Bijzondere situaties tijdig signaleren

Overgedragen vorderingen, factoring en geschillen over de prestatie kunnen aanvullende vragen opleveren. Vermeld zulke omstandigheden voordat een teruggaaf wordt voorbereid. Wie op het moment van oninbaarheid gerechtigd is en welke bedragen eerder zijn ontvangen, kan relevant zijn. Gebruik niet automatisch de gewone procedure wanneer de vordering inmiddels bij een andere partij ligt.

Voor ondersteuning zijn factuur, betalingstermijn, ontvangen betalingen en bewijs van de actuele status nodig. Een overzicht van eerdere btw-correcties voorkomt dubbele verwerking. Als de fout vooral ligt in een eerder onjuist ingediende aangifte, beschrijft btw-aangifte corrigeren het aanvullende herstelproces.