Bepaal steeds wie aan wie moet betalen
Noteer per gebeurtenis of de bv een vordering op de aandeelhouder krijgt of juist een schuld aan die persoon. Een aandeelhouder die een zakelijke rekening van de bv voorschiet, heeft in beginsel een andere positie dan een aandeelhouder van wie de persoonlijke aankoop door de bv wordt betaald. De boeking moet dat richtingsverschil duidelijk laten zien.
Gebruik een afzonderlijke rekening per betrokken persoon of rechtsverhouding. Een verzamelsaldo voor meerdere aandeelhouders kan verhullen dat de één nog geld tegoed heeft en de ander een schuld heeft opgebouwd. Onderlinge familie- of zakelijke relaties geven niet automatisch toestemming om deze bedragen tegen elkaar weg te strepen.
Een directeur betaalt reisapparatuur voor de bv
De directeur van een audiovisuele advies-bv koopt tijdens een werkreis een noodzakelijke adapterset voor een presentatie. Zijn zakelijke pas werkt niet, zodat hij 145 euro met zijn privérekening betaalt. Het aankoopdocument en het zakelijke doel worden vastgelegd. De bv verwerkt de passende aankoop en registreert dat zij dit bedrag nog aan de directeur moet vergoeden.
Enkele dagen later betaalt de bv per vergissing een persoonlijke reparatierekening van de directeur van 220 euro. Die betaling wordt niet als gewone onderhoudskosten van de onderneming behandeld. Zij vergroot het bedrag dat de directeur aan de bv moet terugbetalen. Als deze twee tijdelijke posten rechtsgeldig worden verrekend, resteert per saldo 75 euro ten gunste van de bv.
De directeur maakt daarna 75 euro over. De administratie kan nu beide oorspronkelijke gebeurtenissen en hun afwikkeling volgen. Alleen het nettobedrag van 75 euro boeken zonder onderliggende specificatie zou verbergen welke zakelijke aankoop en welke persoonlijke betaling eraan voorafgingen. De verrekening vervangt het bewijs van de afzonderlijke posten dus niet.
Kort voorschieten verschilt van structureel financieren
De Belastingdienst beschrijft rekening-courant als kleine bedragen die over en weer lopen en doorgaans snel worden verrekend. Voor de genoemde rente-uitzondering geldt een grens van 17.500 euro die gedurende het hele jaar niet mag worden overschreden. Alleen het saldo op de jaarultimo bekijken is daarvoor onvoldoende. De uitzondering geldt bovendien niet wanneer het bedrag inhoudelijk een lening is.
Een meerjarige financiering van een persoonlijke aanschaf wordt niet vanzelf een renteloze rekening-courant doordat zij op die rekening is geboekt. Beoordeel looptijd, terugbetalingsafspraken en feitelijke afwikkeling. Bij een lening horen passende zakelijke voorwaarden en afzonderlijke fiscale aandacht. Gebruik de rekeningnaam niet als vervanging van die beoordeling.
Houd het saldoverloop beschikbaar
Bewaar een chronologisch overzicht met beginstand, nieuwe voorschotten, verrekeningen, terugbetalingen en eventuele rente. Daarmee kan worden nagegaan hoe hoog het saldo tussentijds was en welke bedragen langer openbleven dan bedoeld. Een jaartotaal van mutaties geeft onvoldoende inzicht in een tijdelijke piek of een oude post die nooit is terugbetaald.
Controleer de aansluiting met bankbetalingen, declaraties en andere bronstukken. Een terugbetaling door de aandeelhouder mag geen omzetboeking worden. Een vergoeding van voorgeschoten zakelijke kosten mag evenmin een tweede kostenpost creëren als de oorspronkelijke aankoop al is verwerkt. Het documentnummer verbindt de gebeurtenis met haar latere betaling.
Beoordeel loon, dividend en lening afzonderlijk
Niet iedere betaling aan een aandeelhouder kan naar believen als rekening-courant worden behandeld. De feitelijke aanleiding kan bijvoorbeeld samenhangen met loon, een besluit tot uitkering of een bestaande lening. Deze situaties hebben eigen voorwaarden en administratie. Een achteraf gekozen etiket herstelt niet automatisch ontbrekende besluiten of onjuiste fiscale verwerking.
Laat daarom ongebruikelijke of oplopende saldi tijdig beoordelen. Bij omvangrijke leningen kunnen aanvullende fiscale regels relevant zijn. Het is beter de positie te onderzoeken terwijl terugbetaling nog uitvoerbaar is dan pas bij het jaarwerk vast te stellen dat de administratie jarenlang een tijdelijke verhouding heeft verondersteld.
Maak de periodieke bespreking concreet
Bespreek met de aandeelhouder welke posten nog openstaan en of de afgesproken afwikkeling daadwerkelijk is uitgevoerd. Laat onduidelijke bedragen niet eindeloos onder diverse privébetalingen staan. Vraag naar de onderliggende transactie en bewaar de verklaring bij de juiste mutatie, met datum en eventuele vervolgactie.
Een sluitend rekening-courantdossier maakt zowel de positie van de bv als die van de aandeelhouder inzichtelijk. Het ondersteunt ook de bredere scheiding tussen zakelijke en privébetalingen. Wanneer meerdere groepsmaatschappijen elkaar bedragen voorschieten, vraagt dat een andere aansluiting tussen afzonderlijke administraties; daarvoor is intercompany rekeningen afstemmen bedoeld.
Bronnen bij dit onderwerp
- Belastingdienst — Verschil tussen lening en rekening-courantGeraadpleegd op 2026-09-12
- Belastingdienst — Een administratie opzettenGeraadpleegd op 2026-09-12