Beschrijf de gebeurtenis vóór de journaalpost
Begin met de aanleiding: welke bestaande boeking is onjuist, welke periode wordt aangepast of welke waardering moet worden verwerkt? Noteer vervolgens de berekening en pas daarna de gekozen grootboekrekeningen. Deze volgorde voorkomt dat een beschikbare rekeningnaam de inhoudelijke beoordeling gaat sturen.
Maak onderscheid tussen een rekenkundige fout en een gewijzigde inschatting. Een verkeerd overgenomen factuurbedrag vraagt herstel van een fout. Een nieuwe verwachting over de bruikbaarheid van een bedrijfsmiddel kan een afzonderlijke waarderingsvraag opleveren. In het dossier moet zichtbaar zijn welke van beide situaties speelt en welke informatie op het beslismoment beschikbaar was.
Een koeler blijkt een duurzaam bedrijfsmiddel
Een kleine producent van botanische extracten heeft de aanschaf van een proceskoeler aanvankelijk onder algemene productiekosten geboekt. Bij de kwartaalbespreking blijkt dat het apparaat meerdere jaren in het eigen productieproces zal worden gebruikt. De boekhouder onderzoekt daarom of de aanschaf op de balans hoort en welke bijkomende kosten deel van de verkrijgingswaarde vormen.
De memoriaalonderbouwing verwijst naar de oorspronkelijke factuur, de datum van ingebruikname en de beoordeling van het apparaat. Zij laat zien welk bedrag van de eerdere kostenrekening naar de activarekening wordt overgebracht. De oorspronkelijke leveranciersfactuur blijft bestaan; er wordt geen tweede aankoop aangemaakt. Een eventuele afschrijving krijgt een eigen berekening die op het activaregister aansluit.
De btw wordt niet zonder reden opnieuw geboekt, omdat het hier in eerste instantie om een herclassificatie van dezelfde aankoop gaat. Wel wordt gecontroleerd of de oorspronkelijke fiscale verwerking passend was. Zo blijft de correctie beperkt tot wat werkelijk moet veranderen en wordt voorkomen dat één herstelactie een nieuwe fout op een andere rekening veroorzaakt.
Maak het bewijs reproduceerbaar
Een goede bijlage bevat de relevante brongegevens, de formule of redenering en de uitkomst. Wanneer u een spreadsheet gebruikt, moeten de invoerwaarden herkenbaar zijn en moet duidelijk zijn welke versie is goedgekeurd. Een eindbedrag dat uit een persoonlijk werkbestand is overgetypt, kan later moeilijk worden nagegaan.
Verwijs naar concrete documenten en boekingsnummers in plaats van naar een algemene map. Een collega moet de berekening kunnen volgen zonder uw mailbox door te zoeken. Neem ook de peildatum en de betrokken administratie op, vooral als meerdere vennootschappen dezelfde grootboeknummers gebruiken. Dezelfde rekeningnaam betekent niet dat een bedrag bij iedere entiteit thuishoort.
Controleer beide kanten en de gevolgen
Een sluitende journaalpost heeft een gelijk debet- en credittotaal, maar kan inhoudelijk nog steeds verkeerd zijn. Controleer daarom welke balanspost, resultaatregel en eventuele subadministratie veranderen. Een directe boeking op een debiteurenverzamelrekening kan bijvoorbeeld een verschil met de klantenlijst veroorzaken. Gebruik waar nodig de daarvoor bedoelde relatieverwerking.
Onderzoek daarnaast de gevolgen voor projecten, kostenplaatsen en rapportages. Een overboeking naar een andere grootboekrekening zonder projectcode kan een projectresultaat veranderen terwijl het totale bedrijfsresultaat gelijk blijft. De onderbouwing moet laten zien of zo’n wijziging bedoeld is en hoe de managementrapportage daarna aansluit.
Terugboekingen en latere afwikkeling
Sommige memoriaalposten zijn tijdelijk, bijvoorbeeld een schatting van nog te ontvangen kosten die later door een echte factuur wordt vervangen. Leg vast of en wanneer de post wordt teruggeboekt en hoe de latere factuur wordt gekoppeld. Zonder die afspraak kan de schatting naast de werkelijke kosten blijven staan.
Laat de terugboeking verwijzen naar de oorspronkelijke post. Een omschrijving met alleen tegenboeking zegt te weinig wanneer er meerdere vergelijkbare bedragen bestaan. Controleer bij de volgende afsluiting of de verwachte factuur is ontvangen en of een verschil tussen schatting en werkelijkheid apart is verwerkt. Het onderwerp overlopende posten behandelt die periodeafbakening uitgebreider.
Goedkeuring op basis van inhoudelijke invloed
Spreek af wie reguliere periodieke boekingen mag uitvoeren en welke posten een tweede beoordeling vragen. Een ongebruikelijke correctie met grote invloed op resultaat of vermogen verdient andere aandacht dan een terugkerende, goed onderbouwde maandverdeling. De beoordelaar moet zowel de bron als de beoogde uitkomst kunnen zien.
Bewaar de goedgekeurde onderbouwing bij de definitieve boeking en maak wijzigingen achteraf herkenbaar. Zo blijft ook na een personeelswissel duidelijk waarom de administratie is aangepast. Een memoriaalboek wordt daarmee een controleerbaar onderdeel van het dossier, waarin iedere uitzondering een verklaarde aanleiding heeft en niet slechts een technisch middel is om een gewenst eindsaldo te bereiken.
Bronnen bij dit onderwerp
- Belastingdienst — Een administratie opzettenGeraadpleegd op 2026-09-12
- Belastingdienst — Hoelang gegevens bewarenGeraadpleegd op 2026-09-12