Stem de gewenste export vooraf af
Vraag welke administratie en periode de ontvanger nodig heeft en welk formaat diens software kan verwerken. Een export van alleen het lopende jaar kan onvoldoende zijn wanneer ook de beginstand moet worden onderzocht. Omgekeerd is het onnodig delen van meerdere niet betrokken administraties geen goede oplossing voor een onduidelijke aanvraag.
Controleer de ondersteunde XAF-versie en eventuele actuele overgangsafspraken bij uw softwareleverancier. De Belastingdienst publiceert via Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer informatie over auditfiles en de ontwikkeling van de standaarden. Kies de versie die bij de concrete aanlevering en actuele eisen past; hergebruik niet automatisch een oude exportinstelling omdat die vorig jaar werkte.
Proefexport bij een pakketwissel
Een producent van fietsaccessoires wil overstappen naar andere boekhoudsoftware. Voordat het oude abonnement stopt, laat de ondernemer een proefexport maken. De controle verloopt als volgt.
1. Selecteer de juiste juridische entiteit en het volledige gewenste boekjaar. Noteer welke boekingen op het exportmoment definitief en welke nog voorlopig zijn. 2. Maak de auditfile via de ondersteunde exportfunctie en bewaar het originele bestand ongewijzigd. Leg de exportdatum, gebruikte versie en relevante instellingen vast. 3. Laat de ontvangende software het bestand verwerken en vergelijk beginstanden, totalen per dagboek en eindsaldi met de oorspronkelijke administratie. 4. Controleer enkele concrete factuur- en bankreferenties door beide systemen heen. Onderzoek wat met omschrijvingen, relatiegegevens en eventuele aanvullende dimensies gebeurt. 5. Maak een afzonderlijke lijst van informatie die niet is meegekomen, zoals ontbrekende documentbijlagen of specifieke projectgegevens, en regel daarvoor een passende aanvullende overdracht.
Pas na die controle besluit de ondernemer hoe historische informatie toegankelijk blijft. Een bestand dat technisch kan worden geopend, is nog geen bewijs dat alle voor het bedrijf benodigde gegevens bruikbaar zijn overgedragen.
Een auditfile is geen volledige documentenkast
De precieze inhoud hangt af van standaard, versie en software-implementatie. Ga daarom niet zonder controle ervan uit dat alle factuurafbeeldingen, contracten, correspondentie en goedkeuringshistorie in het bestand zitten. Een financiële boekingsregel kan naar een document verwijzen dat nog uitsluitend in het oude pakket beschikbaar is.
Bewaar zulke bewijsstukken via een afzonderlijke, samenhangende route. Laat de referenties aansluiten op de export, zodat een boeking later naar haar onderbouwing kan worden gevolgd. Bij bijzondere posten zijn juist de berekening en toelichting nodig om te begrijpen waarom het bedrag is geboekt. Alleen een rekeningnummer en een totaalbedrag geven die uitleg niet.
Controleer de financiële aansluiting
Vergelijk de saldibalans uit het bronpakket met de uitkomst die de ontvanger uit de auditfile haalt. Gebruik dezelfde periode en dezelfde status van boekingen. Verschillen kunnen ontstaan door selectie-instellingen, ontbrekende beginstanden of een andere behandeling van voorlopige mutaties. Onderzoek deze oorzaken voordat u een correctie in het oorspronkelijke grootboek maakt.
Een technische importfout is namelijk niet automatisch een fout in de boekhouding. De bronadministratie veranderen om een gebrekkige import passend te maken, kan de echte cijfers beschadigen. Houd daarom het onderzoek naar bestandsoverdracht gescheiden van eventuele inhoudelijke correcties in de administratie.
Bescherm de gegevens tijdens overdracht
Een auditfile kan gedetailleerde financiële informatie en gegevens over klanten of leveranciers bevatten. Deel haar alleen met de bedoelde ontvanger via een daarvoor geschikte beveiligde route. Controleer de ontvanger en beperk toegang tot de personen die het bestand nodig hebben. Een openbare downloadlink zonder passende toegangsbeperking is geen vanzelfsprekende overdrachtsmethode.
Bewaar een registratie van wat is verstuurd en wanneer. Bij een aanvullende export moet duidelijk zijn of deze de vorige vervangt of alleen ontbrekende informatie aanvult. Anders kunnen twee versies naast elkaar worden gebruikt en uiteenlopende uitkomsten opleveren, terwijl beide partijen denken met hetzelfde dossier te werken.
Houd het bronmateriaal beschikbaar na de export
Het aanmaken van een auditfile beëindigt de bewaarplicht niet en garandeert geen toekomstige toegang tot alle onderliggende documenten. Controleer daarom vóór beëindiging van een softwareabonnement hoe historische gegevens leesbaar en controleerbaar blijven. Maak daarbij onderscheid tussen een technische export, een bruikbaar archief en een herstelbare reservekopie.
Bij overdracht aan een boekhouder vormt de auditfile één onderdeel van een breder dossier. Laat de ontvanger bevestigen dat de afgesproken gegevens bruikbaar zijn en noteer resterende beperkingen. Daarmee voorkomt u dat een overdracht pas jaren later onvolledig blijkt, wanneer toegang tot het oorspronkelijke pakket al verdwenen is en ontbrekende informatie moeilijker te reconstrueren valt.
Bronnen bij dit onderwerp
- Belastingdienst ODB — AuditfilesGeraadpleegd op 2026-09-12
- Belastingdienst — Hoelang gegevens bewarenGeraadpleegd op 2026-09-12