De opdrachtnemer en de uitvoerende persoon onderscheiden
Controleer eerst welke rechtspersoon de opdracht aanneemt en wie de werkzaamheden uitvoert. Een holding kan contractspartij zijn, terwijl een natuurlijke persoon de dagelijkse leiding verzorgt. Beschrijf of die persoon onmisbaar is, wanneer vervanging mogelijk is en wie een vervanger mag goedkeuren. Een algemene vervangingsclausule helpt weinig wanneer toegang, ervaring en bevoegdheden feitelijk persoonsgebonden zijn.
Bepaal daarnaast of de uitvoerder statutair bestuurder is of uitsluitend managementtaken verricht. Benoeming, ontslag en vertegenwoordigingsbevoegdheid volgen hun eigen regels en documenten. Een bevoegdheid in het managementcontract kan niet zonder meer een statutaire beperking opzijzetten. Controleer daarom de samenhang met besluiten, het Handelsregister en eventuele aandeelhoudersafspraken voordat de definitieve tekst wordt opgesteld.
Taken omschrijven aan de hand van beslissingen
Vermijd een taakomschrijving die alleen spreekt over algemeen management. Benoem bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor budgetvoorstellen, personeelsplanning, rapportage aan aandeelhouders en leveranciersoverleg. Maak onderscheid tussen voorbereiden, adviseren en zelfstandig besluiten. Een manager die een investeringsplan opstelt, heeft daarmee nog geen toestemming om de betreffende machine te bestellen.
Leg vast welke informatie de opdrachtgever beschikbaar moet stellen. Zonder toegang tot juiste cijfers of verkoopprognoses kan de manager een afgesproken rapportage niet betrouwbaar leveren. Beschrijf ook het overleg waarin prioriteiten veranderen. Daarmee wordt duidelijk hoe extra werkzaamheden worden beoordeeld en wanneer een opdracht buiten de oorspronkelijke taakverdeling valt. Dat beperkt discussies over verwachtingen achteraf.
Een vergoeding verdelen over twee werkmaatschappijen
Een fictieve holding levert managementdiensten aan twee werkmaatschappijen. De manager besteedt in het voorjaar veel tijd aan de introductie van een nieuw product bij de eerste onderneming. De tweede vraagt vooral maandelijkse financiële sturing. Partijen kiezen daarom niet automatisch voor een gelijke verdeling van alle kosten, maar leggen de werkzaamheden en gekozen verdeelsleutel vast.
De overeenkomst vermeldt welke prestaties onder de vaste vergoeding vallen en hoe een uitzonderlijk project wordt begroot. Ook wordt bepaald welke informatie de periodieke beoordeling ondersteunt. Een verdeling die ooit passend was, hoeft dat na een bedrijfsovername niet meer te zijn. De fiscale behandeling, waaronder eventuele btw en zakelijke prijsstelling, vraagt daarbij een eigen beoordeling; het contract alleen bepaalt die uitkomst niet.
Beschikbaarheid, ziekte en vervanging praktisch regelen
Maak afspraken over bereikbaarheid en geplande afwezigheid zonder de feitelijke verhouding verkeerd voor te stellen. Wat gebeurt er wanneer de vaste uitvoerder enkele weken niet beschikbaar is? Moeten lopende projecten worden overgedragen, kan een vervanger toegang krijgen en welke vergoeding blijft verschuldigd? Deze vragen verdienen een concreet antwoord dat past bij het belang van de werkzaamheden.
De verzekeringspositie moet afzonderlijk worden onderzocht. Zeggenschap, werkzaamheden en de omstandigheden van de relatie kunnen daarbij relevant zijn. Presenteer een managementovereenkomst dus niet als automatische vrijstelling van werknemersverzekeringen. Verzamel voor beoordeling ook de aandelenverhoudingen, benoemingsstukken en feitelijke werkafspraken. Een beoordeling op basis van slechts één contract laat belangrijke informatie buiten beeld.
Informatie, aansprakelijkheid en belangenconflicten verbinden
Een manager krijgt vaak toegang tot bedrijfsinformatie en kan betrokken zijn bij meerdere ondernemingen. Beschrijf welk gebruik van informatie is toegestaan en hoe een mogelijk tegenstrijdig belang wordt gemeld. Geheimhouding moet werkbare uitzonderingen bevatten voor noodzakelijke advisering en wettelijke verplichtingen. Voorkom dat een manager door een te absolute formulering niet meer verantwoord kan handelen.
Aansprakelijkheidsafspraken moeten passen bij de opdracht en beschikbare verzekering. Onderzoek welke schade de clausule probeert te regelen en welke wettelijke verantwoordelijkheden daarnaast kunnen bestaan. Maak van een verzekeringspolis geen onbeperkte toezegging: dekking hangt af van de polisvoorwaarden en omstandigheden. Leg ook vast wie een claim meldt en welke informatie daarbij moet worden bewaard.
Einde van de opdracht en einde van het bestuur afstemmen
Een opzegging van managementdiensten beëindigt niet noodzakelijk iedere andere rechtsverhouding. Bekijk daarom wat moet gebeuren met een bestuurderspositie, aandelenbezit, banktoegang en lopende verplichtingen. Regel een overdrachtsperiode met benoemde dossiers en contactpersonen. De eindafrekening moet aangeven welke vaste vergoeding, projectkosten en declaraties nog openstaan.
Wie een overeenkomst laat opstellen, kan beginnen met een beschrijving van een normale werkmaand en de beslissingen waarvoor toestemming nodig is. Voeg de bestaande structuur en eventuele eerdere afspraken toe. Voor afzonderlijke formele besluiten is de pagina over bestuursbesluiten relevant. Een passende managementovereenkomst verklaart uiteindelijk wie welke prestatie levert, hoe die wordt beloond en hoe de samenwerking ordelijk kan veranderen.
Bronnen bij dit onderwerp
- KVK — De holding-BV uitgelegdGeraadpleegd op 2026-09-12
- KVK — DGA en werknemersverzekeringenGeraadpleegd op 2026-09-12
- Ondernemersplein — Bestuur en toezicht organiserenGeraadpleegd op 2026-09-12