De commerciële rol precies vaststellen
Beschrijf wie aan de eindklant verkoopt, wie de factuur stuurt en wie het risico van onverkochte voorraad draagt. Deze kenmerken helpen om distributie te onderscheiden van bemiddeling door een handelsagent. Wanneer de leverancier feitelijk rechtstreeks contracteert en de tussenpersoon alleen provisie ontvangt, kan een andere kwalificatie aan de orde zijn.
Leg vervolgens vast welke producten onder de samenwerking vallen. Een nieuwe productlijn hoeft niet automatisch onderdeel te zijn van bestaande exclusiviteit. Bepaal hoe toevoegingen, uitfasering en technische wijzigingen worden aangekondigd. Daarmee voorkomt u dat een distributeur investeert in promotie van een assortiment dat korte tijd later zonder duidelijke overgang wordt vervangen.
Gebied en kanalen zorgvuldig afbakenen
Een verkoopgebied moet begrijpelijk zijn: landen, regio’s, klantgroepen en verkoopkanalen kunnen elkaar overlappen. Bespreek hoe bestaande klanten worden behandeld en of de leverancier zelf rechtstreeks blijft verkopen. Kijk daarbij naar de toepasselijke regels voor actieve en passieve verkoop en eventuele online beperkingen. Een algemeen verbod op iedere verkoop buiten een gebied kan juridisch problematisch zijn.
Laat exclusiviteit daarom beoordelen in de context van het distributiestelsel, marktpositie en concrete beperkingen. Een bepaling is niet automatisch toegestaan omdat beide partijen haar commercieel aantrekkelijk vinden. De overeenkomst moet tevens duidelijk maken welke prestaties tegenover exclusiviteit staan en hoe wordt vastgesteld of die prestaties worden behaald.
Voorraad bij een nieuw gereedschapsmerk organiseren
Een fictieve distributeur introduceert professioneel meetgereedschap in een nieuwe regio. Hij wil voldoende voorraad, maar geen onbeperkt risico op oude modellen. De afspraken moeten verschillende gebeurtenissen afzonderlijk behandelen.
Voeg aantallen en termijnen pas toe nadat partijen de werkelijke omloopsnelheid en servicebehoefte hebben besproken. Een standaardvoorraadverplichting kan anders vooral kapitaal vastzetten.
| Gebeurtenis | Afspraak die voorbereiding vraagt | Zakelijk belang |
|---|---|---|
| Introductie van een nieuw model | Bestelplanning en informatie over leverbaarheid | Geen verkoopbelofte zonder beschikbare producten |
| Technische wijziging | Identificatie van oude en nieuwe uitvoeringen | Onderdelen en instructies blijven herkenbaar |
| Garantieprobleem | Onderzoek, retourroute en kostenverdeling | De eindklant krijgt een werkbare oplossing |
| Einde van de samenwerking | Verkooptermijn of eventuele terugkoop van voorraad | Restvoorraad wordt niet onbesproken achtergelaten |
Prijsbeleid en marketing uit elkaar houden
De leverancier kan informatie geven over positionering en adviesprijzen, maar afspraken mogen niet zonder meer de zelfstandige verkoopprijs van de distributeur vastzetten. Ook druk, sancties of beloningen kunnen relevant zijn bij de beoordeling van feitelijke prijsbinding. Laat daarom niet alleen de contracttekst, maar ook de beoogde commerciële werkwijze toetsen.
Regel marketingbijdragen op basis van concrete activiteiten en verantwoording. Wie betaalt een vakbeurs, wie keurt productclaims goed en wie mag beeldmateriaal gebruiken? Maak duidelijk welke prestaties een vergoeding opleveren. Zo ontstaat een controleerbare samenwerking zonder dat een algemene marketingclausule ongewenst wordt gebruikt om verkoopprijzen of klantenkeuzes indirect te sturen.
Levering, klachten en productverantwoordelijkheid verbinden
Bepaal hoe bestellingen worden aanvaard en welke levertermijnen bindend zijn. Een distributiecontract geeft niet noodzakelijk een onbeperkte leveringsgarantie voor elke toekomstige bestelling. Bespreek tekorten, minimale hoeveelheden en wijzigingen in kostprijs. Maak ook zichtbaar welke afspraken in een afzonderlijke orderbevestiging voorgaan.
Productveiligheid, garantie en klachten moeten aansluiten op de rol van iedere partij in de keten. Een distributeur kan eigen wettelijke verplichtingen hebben die niet volledig aan de leverancier kunnen worden overgedragen. Regel hoe partijen informatie over gebreken delen en welke medewerking bij terugroepacties wordt verwacht. Bewaar productidentificatie en leveringsgegevens zodat betrokken afnemers en productbatches kunnen worden teruggevonden. Spreek af welk aanspreekpunt buiten kantooruren bereikbaar is wanneer een veiligheidsprobleem onmiddellijke actie vraagt. Een retourformulier voor gewone klachten kan voor een urgente terugroepactie onvoldoende zijn.
Een werkbare afbouw van de relatie afspreken
Bespreek beëindiging wanneer beide partijen nog belang hebben bij een redelijke regeling. Denk aan lopende orders, voorraad, garanties, merkmateriaal en communicatie met klanten. Duur, investeringen en omstandigheden kunnen relevant zijn voor de beoordeling van opzegging. Vermijd daarom de aanname dat een korte standaardtermijn altijd voldoende is.
Voor maatwerk zijn het verkoopmodel, beoogde landen en assortiment nodig, naast verwachtingen over omzet en voorraad. Twijfelt u of de tussenpersoon werkelijk wederverkoper is, vergelijk dan de agentuurovereenkomst. Een passende distributieovereenkomst ondersteunt zelfstandige verkoop, maakt wederzijdse investeringen herkenbaar en voorkomt dat de belangrijkste vragen pas bij tegenvallende resultaten op tafel komen.
Bronnen bij dit onderwerp
- KVK — Afspraken in een distributieovereenkomstGeraadpleegd op 2026-09-12
- EUR-Lex — Verordening 2022/720 over verticale overeenkomstenGeraadpleegd op 2026-09-12