Controleer eerst de juridische relatie
Stel vast welke activiteiten de partner daadwerkelijk uitvoert. Bemiddelt hij bij overeenkomsten voor een leverancier, koopt hij zelf goederen in of combineert hij verschillende rollen? De gebruikte contracttitel geeft richting, maar is geen vervanging voor onderzoek naar de uitvoering. Maak ook duidelijk welke partijen door de jaren heen contractspartner waren en of wijzigingen schriftelijk zijn vastgelegd.
Inventariseer vervolgens landen, rechtskeuze, forumafspraak en duur van de relatie. Dwingende bescherming kan relevant zijn naast de tekst van het contract. De KvK wijst bij handelsagentuur op onder meer opzegtermijnen en mogelijke klantenvergoeding. De concrete aanspraken verschillen naar toepasselijk recht en omstandigheden. Een bepaling die iedere vergoeding uitsluit, moet daarom inhoudelijk worden getoetst en kan niet zonder onderzoek als doorslaggevend worden behandeld.
Breng de beëindigingsreden onder woorden
Beschrijf waarom partijen willen stoppen: tegenvallende resultaten, een strategische wijziging, een conflict of een gestelde tekortkoming. Scheid vastgestelde gebeurtenissen van vermoedens en waarderingen. Als prestaties achterblijven, zijn oorspronkelijke doelen, rapportages en eerdere reacties belangrijk. Een ongunstige omzetontwikkeling bewijst niet vanzelf dat de agent zijn verplichtingen heeft geschonden.
Maak een tijdlijn van waarschuwingen, gesprekken, afspraken over herstel en ontvangen antwoorden. Onderzoek welke verklaringen al zijn verzonden en hoe de andere partij deze heeft kunnen begrijpen. Een informele mail kan gevolgen hebben voor de positie van partijen. Laat daarom beoordelen welke vervolgstap passend is: overleg, een aanvullende informatievraag, een formele verklaring of onderhandeling over een gezamenlijke beëindiging.
Stel provisie en orderpositie afzonderlijk vast
Verzamel gegevens over bevestigde orders, nog niet uitgevoerde bestellingen, offertes en herhaalverkopen. Bepaal welke verkopen aan de werkzaamheden van de agent zijn gekoppeld en welke berekeningswijze eerder is gebruikt. Bewaar creditnota’s, annuleringen en verschillen tussen orderwaarde en betaalde bedragen. Een totaalbedrag uit de boekhouding is onvoldoende wanneer discussie bestaat over afzonderlijke provisieposten.
Een klantenvergoeding is niet simpelweg hetzelfde als onbetaalde provisie. Houd beide onderwerpen gescheiden, zodat een betaling op één onderdeel niet onbedoeld als volledige eindafrekening wordt gepresenteerd.
| Onderdeel van het dossier | Te onderzoeken informatie | Functie bij de afwikkeling |
|---|---|---|
| Lopende bestellingen | Orderdatum, klant en voortgang | Beoordelen welke provisievragen openstaan |
| Historische vergoeding | Periodieke overzichten en correcties | Onderbouwen van berekeningen en uitgangspunten |
| Klantontwikkeling | Nieuwe relaties en uitbreiding van bestaande omzet | Beoordelen van mogelijke klantenvergoeding |
| Openstaande kosten | Afgesproken vergoeding en bewijsstukken | Scheiden van provisie en andere vorderingen |
Organiseer de commerciële overgang
Bespreek hoe klanten worden geïnformeerd en wie hun lopende vragen behandelt. Voorkom dat twee partijen tegenstrijdige instructies sturen over bestellen of betalen. Een overeengekomen communicatieplan kan de continuïteit ondersteunen zonder dat daarmee alle juridische geschilpunten al zijn opgelost. Maak duidelijk welke mededelingen feitelijk zijn bevestigd en wie ze mag versturen.
Inventariseer ook materialen en toegang: monsters, catalogi, merkgebruik, klantbestanden en digitale accounts. Bepaal op welke grond gegevens worden gedeeld of teruggegeven en welke bewaarplichten blijven bestaan. Een algemeen verzoek om alles onmiddellijk te verwijderen kan botsen met de noodzaak om een geschil of administratie te onderbouwen. Laat de overdracht daarom per gegevenscategorie en praktisch systeem uitwerken.
Voorbeeld: de agent krijgt geen nieuwe prijslijst
Een fictieve leverancier besluit zijn verkoop zelf te organiseren. Hij stuurt de agent geen nieuwe prijslijst meer en benadert bestaande klanten rechtstreeks, maar een formele beëindiging blijft uit. De agent stelt dat hij niet meer kan werken en dat provisie over rechtstreekse verkopen ontbreekt. De leverancier denkt juist dat de samenwerking vanzelf is uitgedoofd.
Het dossier moet dan de eerdere afspraken, feitelijke handelswijze en verzonden berichten reconstrueren. Ook de omzet vóór en na de wijziging is relevant. Dit voorbeeld laat zien waarom een praktische stop niet vanzelf een duidelijke juridische einddatum oplevert. Voor een nieuwe samenwerking kan de dienst agentuurovereenkomst helpen om besluitvorming en afwikkeling al vooraf beter te regelen.
De beoordeling en mogelijke vervolgstappen
Lever contracten, aanvullingen, provisieoverzichten, correspondentie over beëindiging en een lijst van lopende orders aan. De uitkomst kan een juridische aandachtspuntenlijst, berekeningsopzet en concept voor een volgende bespreking of verklaring zijn. Bij buitenlandse rechtsvragen kan lokale expertise nodig zijn. Een schikking of procesuitkomst wordt niet vooraf gegarandeerd.
De opdracht vermeldt welke landen, documenten en communicatie worden onderzocht. Onderhandelingen of procederen vallen alleen binnen de werkzaamheden wanneer dit expliciet is overeengekomen. De prijs wordt vooraf vastgesteld en volledig betaald vóór uitvoering. Wanneer de voorgenomen opvolger een distributeur is, kan exportdistributie juridisch inrichten apart worden voorbereid, zodat de beëindiging en de nieuwe verkoopstructuur op elkaar aansluiten.
Bronnen bij dit onderwerp
- KVK — Afspraken in een agentuurovereenkomstGeraadpleegd op 2026-09-14