Bepaal wat in Exact het bronsysteem wordt
Sommige ondernemingen maken verkoopfacturen in hun boekhoudpakket, andere gebruiken een brancheapplicatie of webshop. Spreek af welk systeem leidend is voor factuurnummers, klantgegevens en correcties. Wanneer beide systemen zelfstandig een factuur kunnen aanmaken, bestaat het risico dat dezelfde levering twee keer in de administratie verschijnt. Een koppeling moet daarom een duidelijke taak hebben.
Inventariseer welke gegevens worden geïmporteerd: relaties, grootboekrekeningen, artikelinformatie, openstaande posten en eventueel historische mutaties. Niet ieder gegeven hoeft mee naar de nieuwe omgeving. Bewaar wel een uitleesbaar archief van informatie die buiten de migratie blijft. Leg de keuze vast, zodat later duidelijk is waarom een oud document alleen in het archief en niet in Exact terug te vinden is.
Stamgegevens eerst opschonen
Controleer relaties op dubbele nummers, oude adressen en verschillende schrijfwijzen van dezelfde leverancier. Bepaal welke gegevens voor facturering, betaling en fiscale verwerking nodig zijn. Een fout btw-identificatienummer wordt door import niet betrouwbaarder. Laat gevoelige wijzigingen, zoals een nieuw bankrekeningnummer, via een afgesproken verificatieproces lopen.
Maak een vertaaltabel van oude naar nieuwe grootboekrekeningen. Eén oude verzamelrekening kan meerdere nieuwe categorieën bevatten; dan is extra uitsplitsing nodig voordat de cijfers worden overgenomen. Noteer beslissingen over btw-codes en kostenplaatsen bij deze vertaaltabel. Daardoor kan de verantwoordelijke boekhouder beoordelen of de inrichting inhoudelijk klopt zonder alle softwarehandelingen opnieuw te volgen.
Acceptatieproef voor een handelsbedrijf
Deze proef is bedoeld om financiële gevolgen te controleren. Een succesvolle technische importmelding zegt alleen dat het bestand is geaccepteerd; zij bewijst niet dat de gekozen rekeningen en datums de werkelijkheid juist weergeven.
- Importeer één bestaande klant met een openstaande factuur en controleer of een latere deelbetaling de juiste restschuld laat staan.
- Verwerk één inkoop met meerdere kostensoorten en beoordeel zowel de leverancierspost als de gekozen btw-behandeling.
- Laat een creditfactuur verwijzen naar de oorspronkelijke verkoop en controleer of de omzetcorrectie slechts eenmaal wordt verwerkt.
- Vergelijk een bankdag uit de oude omgeving met de nieuwe aanlevering en markeer de eerste mutatie die uitsluitend in Exact wordt verwerkt.
- Beoordeel met de gebruiker of de gewenste voorraad- of projectinformatie beschikbaar is binnen de gekozen inrichting en licentie.
- Exporteer een proefrapport en sluit de totalen aan op de bronstukken voordat de overige gegevens worden ingelezen.
Openstaande posten en beginbalans samen bekijken
De balanspositie van debiteuren moet overeenkomen met de overgenomen lijst openstaande verkoopfacturen. Voor crediteuren geldt dezelfde samenhang. Controleer ook valuta, vervaldata en reeds ontvangen deelbetalingen. Wanneer alleen het oorspronkelijke factuurbedrag wordt geïmporteerd, kunnen al betaalde bedragen ten onrechte opnieuw als opeisbaar verschijnen.
Bij een voorlopige beginbalans moet vaststaan hoe latere jaarwerkcorrecties worden verwerkt. Bewaar een versienummer en een aansluiting tussen de eerste import en de uiteindelijke stand. Voorkom dat iemand de volledige beginbalans nogmaals importeert terwijl een ander alleen het verschil boekt. Beide methoden tegelijk gebruiken kan de balans verdubbelen zonder een opvallende foutmelding.
Bankkoppelingen gefaseerd activeren
Controleer de beschikbare bankverbinding en de vereiste toestemming voor de betreffende rekening. Leg de startdatum van automatische aanlevering vast. Als historische bestanden handmatig zijn geïmporteerd, vergelijk dan de eerste automatisch aangeleverde mutaties met die bestanden. Een overlappende periode vraagt behandeling voordat de regels definitief worden geboekt.
Beoordeel automatische boekingsvoorstellen op herkenbare voorbeelden. Een vaste leverancier kan zowel apparatuur als onderhoud factureren, waardoor één algemene regel niet altijd passend is. Laat uitzonderingen zichtbaar terugkomen in de werklijst. De ondernemer moet weten welke voorstellen zonder aanvullende toelichting kunnen worden verwerkt en welke inhoudelijke beoordeling vragen.
Rechten, instructie en eerste afsluiting
Richt gebruikersrollen in op basis van taken en geef externe medewerkers een eigen toegang. Vermijd gedeelde accounts: daarmee wordt onduidelijk wie een wijziging heeft uitgevoerd. Bespreek ook wie nieuwe relaties, btw-codes of koppelingen mag toevoegen. Een zorgvuldig ingerichte omgeving kan snel onoverzichtelijk worden wanneer iedereen instellingen zonder overleg aanpast.
Plan na de eerste volledige periode een gezamenlijke afsluiting. Controleer bankstanden, openstaande posten en de afgesproken rapportage, en leg verbeteringen vast. Voor de voorbereiding zijn een recente kolommenbalans, exports van openstaande posten en een overzicht van gebruikte koppelingen nuttig. Wie nog geen proceskeuzes heeft gemaakt, begint bij administratie inrichten.
Bronnen bij dit onderwerp
- Exact — BoekhoudsoftwareGeraadpleegd op 2026-09-12