Iedere vennootschap houdt een eigen verhaal
De holding en werkmaatschappij zijn afzonderlijke rechtspersonen. Dat vraagt herkenbare administraties, contracten en betaalstromen, ook wanneer dezelfde persoon alle aandelen houdt en beide ondernemingen bestuurt. Een betaling vanaf de verkeerde bankrekening hoeft niet onherstelbaar te zijn, maar moet wel op de juiste manier worden toegerekend. Een omschrijving als intern is daarvoor te vaag.
Maak bij de start een overzicht van de functies van de holding. Houdt zij alleen aandelen, verricht zij managementwerk, financiert zij groepsmaatschappijen of bezit zij intellectuele eigendom? Die functies bepalen welke documenten bij de boekhouding horen. Neem toekomstige plannen afzonderlijk op; een nog niet uitgevoerde overdracht is geen bestaande balanspost.
Leningen onderscheiden van losse verrekeningen
Bij geld dat langere tijd aan de werkmaatschappij beschikbaar blijft, horen vragen over looptijd, rente, aflossing, zekerheid en terugbetaalbaarheid. Leg de overeengekomen voorwaarden vast en toets of de feitelijke betalingen daarbij aansluiten. Een oude rekening-courant die steeds verder oploopt kan aanleiding zijn om de financiering opnieuw te beoordelen.
De boekhouding moet rente en aflossing uit elkaar houden. Ook een bijgeschreven rentevergoeding moet terug te vinden zijn in de overeenkomst en in de administratie van de schuldenaar. Wanneer betaling uitblijft, verdient de waardering van de vordering aandacht. Een hoge vordering op papier geeft de holding geen direct beschikbare liquiditeit voor haar eigen verplichtingen.
Spiegelcontrole van een groepslening
Stel dat een fictieve holding 75.000 euro uitleent aan haar werkmaatschappij. Na een aflossing van 5.000 euro en een afzonderlijk betaalde rente van 1.500 euro vergelijkt de administrateur de volgende onderdelen. De bedragen dienen alleen om de aansluiting te verduidelijken.
Een verschil van 1.500 euro in de hoofdsom kan betekenen dat één administratie de rente als aflossing heeft geboekt. Corrigeer dan de onjuiste verwerking met behoud van het controlespoor. Een extra boeking op een algemene verschillenrekening verklaart het probleem niet en kan de volgende periode opnieuw een afwijking veroorzaken.
| Onderdeel | Administratie holding | Administratie werkmaatschappij |
|---|---|---|
| Oorspronkelijke hoofdsom | Vordering 75.000 euro | Schuld 75.000 euro |
| Ontvangen of betaalde aflossing | Vordering daalt met 5.000 euro | Schuld daalt met 5.000 euro |
| Rente volgens periodeafspraak | Afzonderlijke rentebate 1.500 euro | Afzonderlijke rentelast 1.500 euro |
| Resterende hoofdsom | Vordering 70.000 euro | Schuld 70.000 euro |
Managementvergoeding vraagt onderliggende prestaties
Een maandelijkse managementfactuur behoort aan te sluiten bij afspraken over werkzaamheden, vergoeding en facturering. Bewaar de overeenkomst en noteer relevante wijzigingen in de inzet. Wanneer de holding meer dan één werkmaatschappij bedient, is een onderbouwde verdeling van de kosten nodig. Alleen het beschikbare geld bij iedere dochter gebruiken als verdeelsleutel geeft geen helder beeld van de geleverde diensten.
Controleer de fiscale behandeling afzonderlijk, waaronder eventuele btw-aspecten en de gevolgen van bestaande fiscale eenheden. Een fiscale eenheid voor de ene belasting betekent niet automatisch dat voor alle andere belastingen dezelfde behandeling geldt. De administratie moet de afzonderlijke posities daarom kunnen blijven verklaren, ook als bepaalde aangiften gecombineerd plaatsvinden.
Dividend is een besluit met financiële gevolgen
Een overboeking van winst naar de holding is niet uitsluitend een bankhandeling. Controleer welk besluit eraan ten grondslag ligt, welke voorwaarden gelden en welke fiscale verwerking nodig is. Leg de datum van het besluit en de feitelijke betaling afzonderlijk vast. Daardoor blijft zichtbaar wanneer een recht of verplichting ontstaat en wanneer geld daadwerkelijk beweegt.
Voor de waardering van deelnemingen zijn de gekozen grondslagen en de beschikbare cijfers van de dochter van belang. Achterstallige informatie uit de werkmaatschappij kan de jaarafsluiting van de holding vertragen. Spreek daarom één afsluitkalender af en bepaal wie voorlopige cijfers mag vervangen door definitieve cijfers.
Het holdingdossier opleveren
Een periodieke oplevering bevat de balans, het resultaat, een overzicht van onderlinge posities en een lijst ontbrekende besluiten of overeenkomsten. Vermeld verschillen per tegenpartij en eigenaar van de vervolgactie. Dat is bruikbaarder dan een totale verzamelpost die alleen de oorspronkelijke boekhouder kan uitleggen.
Voor een intake zijn de groepsstructuur, laatste jaarrekeningen, financieringsafspraken en managementovereenkomsten de kernstukken. Voeg aandeelhoudersbesluiten toe die in het lopende jaar geldstromen hebben veranderd. Wie vooral inzicht in de gezamenlijke groep nodig heeft, vindt de vervolgstap bij geconsolideerde jaarrekening; consolidatie vervangt de eigen administratie van de holding niet.
Bronnen bij dit onderwerp
- Belastingdienst — Administratie bijhoudenGeraadpleegd op 2026-09-12
- KVK — De holding-BV uitgelegdGeraadpleegd op 2026-09-12