Transfer pricing documentatie die aansluit op werkelijke groepsactiviteiten

Begin met de transacties binnen de groep

Maak een overzicht van goederenleveringen, diensten, financieringen en gebruik van immateriële activa tussen groepsmaatschappijen. Vermeld tegenpartij, bedrag, valuta en contractuele basis. Vergelijk dat overzicht met het grootboek, zodat ook minder opvallende verrekeningen worden meegenomen. Een jaarlijkse verzamelboeking kan verschillende soorten prestaties bevatten die niet met één algemene onderbouwing zijn te verklaren.

Breng veranderingen tijdens het jaar in beeld. Een lokale verkoopmaatschappij die voortaan zelf voorraad houdt, kan een andere functie vervullen dan eerder. De bestaande prijsafspraak moet dan opnieuw worden bekeken. Alleen de datum op het vorige rapport aanpassen laat zulke wijzigingen buiten beeld en kan een verschil creëren tussen documentatie en uitvoering.

Maak bij een jaarlijkse afrekening zichtbaar welke voorlopige bedragen al zijn gefactureerd en welk verschil resteert. Beide betrokken administraties moeten hetzelfde correctiebedrag kunnen verklaren. Controleer bovendien of de gebruikte kostenbasis aansluit op de definitieve cijfers en niet op een inmiddels vervallen begroting.

Functies en risico’s met betrokken medewerkers bespreken

Vraag wie beslissingen neemt over prijzen, voorraad, krediet en productontwikkeling. Kijk niet uitsluitend naar functietitels in het organogram. De plaats waar beslissingen feitelijk worden genomen en de middelen waarmee risico’s worden beheerst zijn relevant voor de analyse. Bewaar een zakelijke beschrijving van gesprekken en de documenten die de uitkomst ondersteunen.

Controleer of contracten de werkelijke werkzaamheden weergeven. Een overeenkomst kan een dochter als eenvoudige dienstverlener omschrijven terwijl zij belangrijke commerciële risico’s draagt. Dat verschil vraagt onderzoek voordat een methode wordt gekozen. Het dossier moet de feitelijke transactie verklaren; de werkelijkheid alleen op papier anders benoemen maakt de prijs niet zakelijker.

Methode en vergelijkingsgegevens onderbouwen

De OESO-richtlijnen beschrijven het zakelijke prijsbeginsel als uitgangspunt voor grensoverschrijdende transacties tussen verbonden ondernemingen. De passende toepassing vraagt een methode die bij de transactie en beschikbare gegevens aansluit. Leg uit waarom die methode is gekozen en welke alternatieven zijn overwogen. Een willekeurig opslagpercentage is geen vervanging voor deze analyse.

Controleer de kwaliteit van vergelijkingsgegevens. Verschillen in functies, markt, contractvoorwaarden en periode kunnen de bruikbaarheid beïnvloeden. Documenteer selectiecriteria en eventuele aanpassingen. Als gegevens ontbreken, moet die beperking zichtbaar zijn. Een precies berekend percentage op basis van onvergelijkbare ondernemingen kan meer schijnzekerheid geven dan een goed uitgelegde bandbreedte.

Dossierverplichtingen van elkaar onderscheiden

Een algemene onderbouwing van verrekenprijzen is niet hetzelfde als een verplicht groepsdossier, lokaal dossier of landenrapport. De Belastingdienst noemt afzonderlijke omzetdrempels en voorwaarden voor deze gestandaardiseerde verplichtingen. Beoordeel daarom welke documenten voor de concrete multinationale groep nodig zijn en welke entiteit verantwoordelijk is. Een drempel voor één rapportage zegt niet automatisch dat daaronder geen andere documentatie nodig is.

Stem Nederlandse en buitenlandse dossiers op elkaar af. Tegenstrijdige omschrijvingen van dezelfde transactie kunnen vragen veroorzaken in beide landen. Leg vast welke versie door de groep is goedgekeurd en hoe lokale bijzonderheden worden verwerkt. Vertaling alleen is onvoldoende als de onderliggende cijfers of verantwoordelijkheden verschillen.

Aansluiten op facturering en jaarafsluiting

De gekozen methode moet uitvoerbaar zijn in de administratie. Spreek af welke kostenbasis wordt gebruikt, hoe tussentijdse facturen worden berekend en wanneer een eventuele jaarafrekening wordt beoordeeld. Controleer daarbij ook gevolgen voor andere belastingen of douanewaarden wanneer die relevant zijn. Een transfer pricing correctie staat niet altijd los van de overige transactieverwerking.

Voor voorbereiding zijn groepsstructuur, intercompanycontracten, gesegmenteerde cijfers en toegang tot medewerkers met feitelijke kennis nodig. De oplevering hoort aannames, methode, berekening en actualisatiemomenten te bevatten. Voor de bredere keuze over entiteiten en activiteiten biedt fiscaal structuuradvies een afzonderlijk onderzoekskader.